Allt samlas på ett ställe, men den stora fördelen med BrightAnalytics är att vi kan gå ner på detaljnivå och analysera avvikelser in i minsta detalj.

Överbrygga klyftan mellan kalkylblad och ERP

10.000 kunder, över 250 olika produkter, fyra enheter i två länder – det är en enorm mängd data för en CFO att styra ett företag med. För Truls Vad Fjeldberg, CFO på Trainor, var det kristallklart att ett professionellt verktyg skulle tillföra ett enormt värde genom att göra all denna data tillgänglig – inte bara ur ett finansiellt perspektiv utan även på en operativ nivå. Sedan dess har BrightAnalytics hjälpt till att vägleda företaget i rätt riktning.

“Kärnan i mitt jobb handlar inte så mycket om att rapportera siffror, utan snarare om att förstå vad som ligger bakom dem”, börjar Truls. För en tid sedan kontaktade han BrightAnalytics eftersom Trainor var i behov av ett verktyg för finansiell konsolidering. Företagsgruppen består av fyra enheter i Norge och Sverige. Fram till dess hade företaget förlitat sig på kalkylblad för rapportering – ursprungligen utvecklade av tidigare CFO:er och senare justerade och uppdaterade efter behov. “Att hålla kalkylarken uppdaterade och korrekta var en enorm uppgift“, fortsätter Truls. “Jag ville ha en mer robust lösning som inte bara kunde konsolidera all information i realtid utan också vara oberoende av de olika ERP-system som används inom vår företagsgrupp. Dessa inkluderar olika plattformar som Fortnox och Visma.net.”

Innan Truls började på Trainor hade han arbetat på ett annat företag som stod inför liknande utmaningar. “Det företaget hade enheter spridda över hela världen. Jag var tillförordnad CFO där och inledde sökandet efter ett verktyg som kunde hjälpa till med konsolidering och finansiell rapportering. Vi övervägde att implementera ett enda stort ERP-system för alla enheter. Det visade sig dock vara svårt, eftersom det alltid krävdes lokala anpassningar i olika länder. Då stötte jag på BrightAnalytics, som kunde läggas ovanpå de olika ERP-systemen. För oss var det den perfekta mellanvägen mellan att välja ett stort ERP-system och att förlita oss på kalkylblad.” Jämförde han BrightAnalytics med liknande lösningar hos Trainor? “Nej, vi behövde agera snabbt, och jag hade redan gjort jämförelsen på mitt tidigare företag. Jag visste att det var en solid lösning, så beslutet fattades snabbt.

Både flexibel och robust

När Trainor kort därefter förvärvades innebar det ytterligare en utmaning vad gäller rapporteringen. Från och med då fanns det två typer av rapportering: intern ledningsrapportering och koncernrapportering. “Som tur var använde vi redan BrightAnalytics vid den tidpunkten. Verktyget gör det möjligt för oss att kartlägga konton på ett flexibelt och robust sätt för att tillgodose båda rapporteringskraven. Dessutom arbetar vi med olika kontostrukturer i Norge och Sverige. BrightAnalytics samlar allt på ett ställe samtidigt som vi kan gå ner på detaljnivå och analysera avvikelser i detalj. Det gör det enkelt att hämta den information vi behöver. Till skillnad från ett statiskt system eller ett kalkylblad som är kopplat till ett ERP-system gör BrightAnalytics det enkelt att arbeta med siffrorna. Detta är en stor fördel för oss eftersom vi följer flera olika rapporteringsstandarder. Jag får ibland frågan varför vi inte valde PowerBI. Av tidigare erfarenheter vet jag att det här verktyget inte ger några varningar när något går fel, till exempel när datakällan ändras. Även om vi potentiellt skulle kunna utföra liknande analyser skulle vi lägga betydligt mer tid på installation och underhåll.

Leda försäljning och produktutveckling

Efter att framgångsrikt ha implementerat finansiell rapportering – inklusive resultat- och balansräkning, budgetering, prognostisering och kassaflödesanalys – började Trainor i allt högre grad använda programvaran för analytiska ändamål. Detta inkluderade insikter på produkt-, kundsegment- och leverantörsnivå. Truls förklarar: “Vi har cirka 10.000 kunder och cirka 250 olika produkter. En viktig uppgift för oss är att analysera vem som köper vad. Att hantera data i så stor skala är en verklig utmaning. Att ha ett verktyg som ger oss dessa insikter är avgörande för att förstå vår verksamhet. BrightAnalytics hjälper oss att göra detta bättre än tidigare. De siffror som vi tar fram från BrightAnalytics vägleder vår försäljningsavdelning och produktutveckling och ger oss underlag för våra diskussioner med leverantörer. Det betyder att vi inte bara använder programvaran för finansiell rapportering utan också för att styra företaget.”

På Trainor har alla ledningsnivåer tillgång till systemet, om än med olika åtkomsträttigheter. “COO använder det på operativ nivå och säljavdelningen kan ta ut de uppgifter som är relevanta för dem. VD:n i sin tur har en tydlig bild av företagets finansiella utveckling utan att behöva skicka ett mejl. Möjligheten att sätta individuella åtkomsträttigheter är en stor fördel: det säkerställer att inte alla ser allt och gör också systemet enklare att använda. Användarna översköljs inte av onödig information. Detta är en av anledningarna till att verktyget är tillgängligt för icke-finansiella profiler – något som inte skulle vara fallet med ett vanligt ERP-system.”

Slutligen är Truls också mycket positiv till samarbetet med BrightAnalytics. “De utmanar mig att tänka på nya möjligheter och jag utmanar i min tur dem att ytterligare förfina systemet. De är snabba med att svara på dessa förfrågningar. Och när det har uppstått problem med systemet har det alltid lösts mycket snabbt. Utmärkt kundservice”, avslutar han.