"Vi var inte bara ytterligare en försäljning för BrightAnalytics. Teamet visar sitt engagemang och ser till att vi använder verktyget på ett effektivt sätt."

Supernöjd med system och support

Vad gör man som ekonomiansvarig när företaget plötsligt går in i en fas av accelererad tillväxt och det finns ett behov av mer effektivitet, enkelhet och snabbhet i den finansiella rapporteringen? Detta hände det svenska företaget Helio, som erbjuder co-working spaces på olika platser i Sverige. Idag är det inte bara CFO Eva-Karin Byström som använder BrightAnalytics dagligen, utan även alla platschefer på Helios 12 coworking spaces arbetar med verktyget. Och det lönar sig.

När covid-19-pandemin bröt ut accelererade plötsligt tillväxten för det svenska företaget Helio. Det uppstod många möjligheter att öppna nya platser, vilket ledde till att bolaget expanderade från sex coworking spaces 2020 till tolv 2022, med elva i Stockholm och ett i Malmö. “Detta skapade ett behov av att göra fler och djupare finansiella analyser för vår koncern och de underliggande bolagen”, säger Eva-Karin Byström, som vid den tidpunkten ännu inte var CFO på bolaget. “Fram till dess hade vi använt vårt redovisningsprogram för finansiell rapportering och sedan arbetat med manuellt uppdaterade Excel-ark. Att fatta beslut baserat på siffrorna var ett enormt arbete och det behövde förändras.”

Smidig övergång

Helio jämförde olika lösningar och valde till slut BrightAnalytics. “Vårt huvudmål var att hitta ett verktyg som kunde användas av alla på olika nivåer, från CFO till platscheferna på alla våra anläggningar”, fortsätter Eva-Karin. “Vår externa redovisningsbyrå föreslog att vi skulle utforska BrightAnalytics. De hade fått upp ögonen för det genom en annan kund och var därmed bekanta med plattformen och dess miljö. För oss var det viktigt att övergången från vårt gamla sätt att arbeta till den nya lösningen skulle gå smidigt. När vår redovisningsbyrå försäkrade oss om att detta definitivt skulle vara möjligt att uppnå med BrightAnalytics, gjorde det vårt beslut enkelt.”

Beslutet att samarbeta med BrightAnalytics togs innan Eva-Karin själv tillträdde som CFO. Det dämpar dock inte hennes entusiasm: programvaran är öppen på hennes dator varje dag. “Det var ett nytt system för mig och jag var lite orolig när jag började att det skulle ta lite tid att vänja sig”, säger hon. Erfarenheten av BrightAnalytics visade sig vara helt annorlunda. Efter att min föregångare slutat hade det funnits en tillfällig CFO som inte kunde ge implementeringen av BrightAnalytics högsta prioritet. En av mina första uppgifter var att göra en mappning av balansräkningen och resultaträkningen samt att sätta upp en struktur. Jag lyckades göra detta förvånansvärt snabbt och implementeringen gick väldigt smidigt. “Jag förstod nästan omedelbart hur jag skulle använda BrightAnalytics för att förse vår VD och COO med korrekta finansiella analyser på månadsbasis.”

Från budget till daglig uppföljning

I dagsläget använder hon främst BrightAnalytics för finansiell rapportering och månadsbokslut: “Jag använder det dagligen för att hantera framsteg, göra jämförelser med budgeten och tidigare perioder och för att spåra både intäkter och kostnader. Men vi använder också verktyget för att förbereda budgeten. Fördelen är att vi med det här systemet snabbt och enkelt kan få en överblick över alla bolag. Det är ingen liten bedrift när man har totalt fjorton företag i en koncern. Jag kan inte ständigt övervaka varje företag. Tack vare den här programvaran kan jag välja mellan att djupdyka i siffrorna för ett företag eller att se den övergripande situationen på koncernnivå.”

Transaktioner mellan koncernbolag är också en del av processen.”Detta var den mest utmanande delen när jag började: hur ställer man in detta i BrightAnalytics-plattformen? Men efter att jag kontaktade dem var de mycket hjälpsamma och hjälpte mig att förstå och hantera programvarans aspekt för vår P&L.” Detta är typiskt för dem: “De svarar väldigt snabbt om det är något problem”, säger Eva-Karin. “De får mig att känna mig viktig som kund, och det är väldigt trevligt. De lyssnar också verkligen på vad jag behöver och är väldigt lösningsorienterade. Det gör att de kan växa tillsammans med oss. I takt med att vi utvecklas som företag börjar vi nu lägga till fler appar, till exempel Controlling-appen, Cash forecasting och Customers & Suppliers.”

Motiverade beslut

Även platschefer på olika orter använder BrightAnalytics aktivt. “De ansvarar för den dagliga driften av sina anläggningar, finansiell kontroll och personalhantering. Vi träffar dem för detta varje månad. Under dessa möten presentera resultaten i BrightAnalytics och jämförs med budgeten. De kan också spåra trender i intäkter och fakturering samt se till att alla utgifter redovisas. Det är ett viktigt verktyg för dem eftersom de är ansvariga för sin budget och sina resultat. De säger alltid till mig att BrightAnalytics är lätt att använda och det är avgörande, annars skulle de inte använda det”, säger Eva-Karin.

Rekommenderas

Slutligen nämner hon att det är väldigt enkelt att lägga till fler coworking spaces i Helio-gruppen när det gäller rapportering. “Sedan vi började arbeta tillsammans har vi lagt till cirka tre företag. Det räcker med att skicka ett e-postmeddelande till BrightAnalytics supportteam för att informera dem om att vi lägger till ett nytt företag och när vi vill att det ska inkluderas i rapporteringen. Efter implementeringen av BrightAnalytics behöver jag bara sätta upp mappningen för resultat- och balansräkningen och sedan kopiera mappningen. Det går otroligt smidigt.”

Eva-Karin rekommenderar ofta programvaran till andra CFO:er som letar efter ett rapporteringsverktyg. “BrightAnalytics ger mig verkligen stöd i mitt dagliga arbete. Det finns många olika system för ekonomi och analys på marknaden, men jag rekommenderar alltid den här programvaran till kollegor i branschen. Jag säger alltid till dem att vi är mycket nöjda, både med systemet och med supporten bakom det. Jag är inte bara ytterligare en “försäljning” för dem. Teamet visar att de är engagerade och att de vill att vi verkligen ska använda verktyget på ett bra sätt.”