Kanske kommer vi i framtiden att förvärva företag med andra redovisningspaket. Vi vet nu att vi enkelt kommer att kunna koppla ihop dessa med vårt rapporteringsverktyg.

Framtidssäkrad lösning som växer med dig

När svenska MIAB, specialiserade på städning och fastighetsförvaltning, förvärvade finska N-Clean för några år sedan stod företaget plötsligt inför en rapporteringsutmaning: hur skulle organisationen på ett effektivt sätt få en enhetlig, konsoliderad rapportering över alla anläggningar? De övervägde kort att använda samma redovisningspaket i båda länderna, men det visade sig vara mycket mer besvärligt än att implementera BrightAnalytics.

“Allt började när MIAB köpte N-Clean 2019”, börjar Marko Nikodijevic, Finance Director. “Fram till dess hade vårt bolag bara haft verksamhet i Sverige. Efter förvärvet blev det snabbt tydligt att vi behövde rapportering över hela koncernen.Inledningsvis hanterade vi det med Excel. De båda länderna använde olika redovisningspaket: MIAB hade implementerat Visma Business, medan N-Clean använde finska Sonet. Vi tog ut rapporter från båda systemen för varje land och integrerade dem i Excel i ett försök att konsolidera all data till en enda rapport för styrelsemötet.

Men I slutändan visade det sig att företag alltid var tvungna att återgå till separata rapporter för varje land. “När det uppstod en fråga som krävde att vi gick in på detaljnivå var vi tvungna att använda de enskilda bokföringspaketen”, fortsätter Marko. “Att arbeta med två system och två typer av rapportering gjorde det svårt för alla inblandade.” Manuell överföring av data var även väldigt tidskrävande.

Huvud och axlar ovanför

Inledningsvis övervägde MIAB att byta de finska filialerna till det redovisningspaket som används i Sverige. “Men det var besvärligt att byta bokföringspaket: det skulle innebära att de också var tvungna att ändra sina rutiner och processer. Dessutom var det förenat med en betydande implementeringskostnad.”

MIAB bestämde sig för att ta ett annat grepp och leta efter en smartare lösning. “Vi ville ha ett verktyg som skulle hjälpa oss att analysera siffrorna på olika nivåer: för koncernen, för de enskilda bolagen och även på enhets- och kundnivå. Programvaran behövde stödja oss när det gäller resultat- och balansräkning, prognoser, budgetering och kassaflödeshantering. I den första omgången jämförde vi cirka fem leverantörer. Vi kände inte till BrightAnalytics vid den tidpunkten. Till slut kunde vi inte nå konsensus, så vi beslutade att pausa projektet. När vi återkom till det efter sommaren hade jag blivit bekant med BrightAnalytics. Så vi lade till dem bland de leverantörer vi jämförde. Och det visade sig att BrightAnalytics stod huvudet och axlarna över resten. Många paket var inte lika omfattande som den här lösningen. Det gjorde beslutet enkelt.”

Win-Win

Idag, två år senare, används BrightAnalytics i stor utsträckning i företaget, till stor belåtenhet för både Marko och de andra användarna, som han förklarar.
“BrightAnalytics anslöt enkelt till både Visma Business och Sonet. Det gjorde att våra medarbetare kunde fortsätta arbeta som de var vana vid. En win-win!”

Han tycker också att det är en fördel att de kan skapa mycket mer djupgående analyser och rapporter i BrightAnalytics än vad de kunde i tilläggspaketen. “Funktionaliteten i ett bokföringspaket är ganska ytlig när det gäller rapportering: det handlar oftast om standardrapportering utan konsolidering på koncernnivå eller eliminering av koncerninterna transaktioner. Med andra ord, mycket grundläggande. BrightAnalytics ger oss inblick i olika rapporter och analyser inom managementrapportering, bland annat resultat- och balansräkning, nyckeltal och kassaflöde.  Och anslutningen via en API var mycket smidig, vilket gör lösningen framtidssäker: som företag är vi alltid ute efter att förvärva företag i Danmark, Norge eller någon annanstans i Europa. Vi kan komma att förvärva företag med olika redovisningspaket i framtiden. Nu vet vi att vi enkelt kommer att kunna ansluta dem till vårt rapporteringsverktyg.”

Även för icke-finansiella profiler

I dag har cirka 50 användare i hela företaget direkt tillgång till systemet: från styrelsen och ledningsgrupperna i båda länderna till servicedirektörerna. “Dessa användare kan enkelt följa siffrorna själva,  var och en med sin egna specifika profil som ger tillgång till vissa uppgifter. Detta är också en mycket viktig funktion, eftersom systemet innehåller känslig information, t.ex. lönedata, som inte alla har rätt att se.”

Många av användarna är icke-finansiella profiler, men även de fick snabbt grepp om systemet, säger Marko. “Till exempel hanterar våra servicechefer vanligtvis kunder, inte data. De är inte alltid så angelägna om att lära sig ett nytt IT-system, men att lära sig att arbeta med BrightAnalytics var en barnlek för dem. De berättar alltid för mig hur lätt de tycker att det är och hur mycket tydlighet verktyget ger.” För Marko själv, som är ekonomichef, och för hans team av revisorer och controllers som arbetar med BrightAnalytics varje dag, är systemet ett fantastiskt stöd. “För våra controllers är det ett plus att de kan manipulera data, se den ur olika perspektiv och gå in på de detaljer de behöver. Dessutom har vi möjlighet att eliminera koncerninterna transaktioner och konsolidera. Vi använder även budget- och prognosmodulerna nu.”

Allt och mer därtill

Dessutom funderar Marko på om företaget även kan implementera Controlling-appen och den operativa modulen. “Många i organisationen efterfrågar mer data och rapporter från vårt CRM-system och vill kombinera dessa med ledningsrapportering. Vi undersöker också om vi kan koppla ihop våra nya HR-system med den operativa modulen. Faktum är att vi i nästan varje samtal med vår IT-chef, som är mycket positiv till BrightAnalytics, diskuterar möjligheten att koppla ett annat system till programvaran. Vi är bekanta med programmet och det erbjuder oss allt och mer därtill. Eftersom 80% av våra data redan finns i BrightAnalytics, varför inte lägga till CRM och HR? På så sätt har vi all data och rapportering på ett ställe och kan tala samma språk i alla rapporter. Dessutom kan vi lita på utmärkt service. Supportteamet på BrightAnalytics är mycket lyhörda och alltid öppna för nya möjligheter och förslag. När jag frågar något eller kommer med ett förslag är de mottagliga. Naturligtvis rekommenderar jag regelbundet det här verktyget till mina kontakter.”