"Jag visste direkt att det här var det verktyg jag behövde. Ingen annan lösning kom ens i närheten."

One-stop shop för all finansiell information

När CFO Andreas Andersson började på Spark Vision visste han direkt att han ville optimera processen för finansiell rapportering i de olika delarna av organisationen. Det stod också klart för honom vilka krav den nya programvara han sökte måste uppfylla. Kort därefter introducerades han till BrightAnalytics genom en demo. Han kände direkt att han hade hittat det han sökte.

“Eftersom vi är verksamma i flera länder – Med verksamhet i Sverige, Bulgarien, Italien, Spanien, Frankrike och Tyskland- är vår finansiella data mycket utspridd. I alla dessa länder arbetar vi med lokala bokföringspaket”, inleder Andreas sin förklaring. De uppgifter som Spark Vision fick från de olika länderna fram till för ett år sedan var därför inte enhetliga, vilket gjorde det svårt att konsolidera dem. “Innan vi började samarbeta med BrightAnalytics gjorde vi preliminära bokföringar i vårt bokföringspaket varje månad, och i slutet av året samlade vi in den faktiska datan från våra utländska enheter. Efter det började en lång och tidskrävande process där vi var tvungna att omklassificera poster, data och siffror i Excel. Hela den administrativa processen kunde ta upp till tre månader.”

Ingen annan programvara hade en chans

Det förändrades när Spark vision började arbeta med BrightAnalytics för ett år sedan. Sedan dess har de implementerat det i alla sina utländska filialer. “Jag har jobbat länge i finansvärlden och känner till marknaden och de verktyg som finns väldigt väl. När jag började som CFO på Spark Vision fick jag möjlighet att välja ett verktyg som verkligen kunde erbjuda det jag letade efter. Jag visste exakt vad jag ville ha: Jag behövde något annorlunda”, förklarar Andreas. Han bjöd in flera leverantörer, bland annat BrightAnalytics. Men efter en demo fattades beslutet omedelbart. “Jag visste direkt att det här var det verktyg jag behövde. Ingen annan lösning kom ens i närheten. Det som var avgörande för mig var möjligheten att samla all spridd data på ett effektivt sätt. Sedan vi började använda BrightAnalytics mjukvara har det blivit mycket enklare och vi har nu en one-stop-shop för all vår finansiella data.”

Minimal risk för fel

Det ger Andreas enorma tidsbesparingar, som han förklarar: “Så snart vi har data från de olika filialerna behöver vi bara klicka på en knapp för att se färdiga siffror som vi kan arbeta med. Om det finns ett nytt huvudbokskonto får vi ett meddelande, så att vi inte missar något.” Dessutom gjorde verktyget för flera valutor i BrightAnalytics det möjligt för Spark Vision att visa all data i en enda valuta. “I Sverige arbetar vi med den svenska kronan, i Spanien med euron och i Bulgarien med den bulgariska lev. När våra data kopplas till Bright sker en konvertering automatiskt så att vi ser siffrorna direkt i en valuta. Det går så smidigt att jag nästan glömde att nämna det som en fördel. Tack vare det här praktiska verktyget undviker vi också fel i rapporteringen som kan uppstå när man konverterar valutor, en risk som finns när man gör det manuellt.”

Full kontroll

Han är också entusiastisk över appen Customer & Suppliers. “Den ger oss insikt i utestående fakturor, betalningsvillkor med mera, vilket gör att vi kan följa betalningarna noga och skicka påminnelser när det behövs. Det ger oss full kontroll över faktureringsprocessen och de fakturor vi skickar ut, liksom de vi får från våra leverantörer. På så sätt kan vi spåra statusen ner till enskilda fakturor och ta hänsyn till de specifika betalningsvillkor som vi kommer överens om med kunderna.” I det här sammanhanget tycker han också om att använda Cash Forecasting-appen: “För oss är det viktigt att veta när vi kommer att få in eller inte få in pengar, så att vi kan planera därefter.”

Inga problem-attityd

Slutligen nämner han BrightAnalytics “inga problem-attityd”, som han uttrycker det. “Det jag verkligen uppskattar med det här systemet är att jag har kontroll över de moduler jag arbetar med. Jag är inte beroende av en extern mjukvaruutvecklare utan kan genomföra förändringar själv. Och om jag har en fråga eller en förfrågan är allt möjligt med BrightAnalytics. De hjälper oss att tänka bortom problemen och arbetar tillsammans med oss för att hitta lösningar. Det värdesätter jag verkligen. När det nyligen uppstod ett problem på vår filial i Italien uppmärksammade inte bara Customer Success Manager från BrightAnalytics det, utan han kontaktade oss också och följde upp framstegen efteråt. Det är en enorm bonus för mig eftersom jag inte alltid har tid att följa upp varje detalj själv.”

Han ser också att mjukvaran kommer att växa ytterligare med Spark Vision. “Nu när vi har en god förståelse för hur allt fungerar kan vi expandera till andra länder. Och det är en annan fördel: när vi växer kan vi göra det med BrightAnalytics och börja använda ytterligare appar, som operativ rapportering. Det är fantastiskt att den här programvaran kan utvecklas i takt med vårt företags internationella kontext.”