"Utan BrightAnalytics skulle vi behöva hålla på med Excel-listor, göra manuella konsolideringar och lättare göra fel."

På ungefär en och en halv dag, tillförlitlig och omfattande rapportering

CFO Tim De Reyck blev bekant med BrightAnalytics som en tidig användare redan 2017 när han ledde sin egen startup. Fördelarna med programvaran var så tydliga för honom att han, efter att ha sålt sitt företag, föreslog för sin nya arbetsgivare, Technics & Applications, inom den första veckan att ersätta den komplexa, tidskrävande Excel-rapporteringen med BrightAnalytics flexibilitet och bekvämlighet.

“Jag började samarbeta med BrightAnalytics ganska snart efter att jag hade grundat mitt mjukvaruföretag”, börjar Tim. “Det var fortfarande ett mycket ungt startup-företag på den tiden, men efter en demo och ett samtal med en av grundarna blev jag snabbt övertygad om att samarbeta med dem. Vi hade ambitiösa planer på internationell nivå, med filialer i bland annat Polen och Kina. Jag ville snabbt kunna koppla ihop de olika bokföringspaketen i de olika länderna.” Valet av BrightAnalytics var en no-brainer för Tim, som han själv uttrycker det: “De erbjöd inte bara en enorm flexibilitet utan också en uppladdningsfunktionalitet i molnet, som jag kunde använda för att lägga på mitt eget hanteringslager/mappning. Utan BrightAnalytics skulle vi behöva hålla på med Excel-listor, göra manuella konsolideringar och lättare göra fel. Så jag blev tidigt övertygad om paketets kapacitet.”

Stark inom fusioner och förvärv

Fem år senare, när Tim sålde sin startup och blev CFO på Technics & Applications, ett av investeringsbolagen i Waterland Private Equity, fortsatte han att använda BrightAnalytics. “T&A har produktionsanläggningar i Belgien och Frankrike men letar ständigt efter fusioner och förvärv för att lägga till fler företag i gruppen”, fortsätter Tim.”Från vårt tidigare samarbete visste jag att BrightAnalytics utmärkte sig inom detta område.
När Waterland Private Equity blev majoritetsägare i T&A hade vi en relativt komplex struktur med olika företag som alla använde olika ERP-paket: från Wings till Exact Online och Odoo till Navision. Utan ett paket som BrightAnalytics är det nästan omöjligt att sätta upp konsolidering. Min föregångare gjorde allt detta i Excel. Men i den rapporteringen hittade jag en hel del inkonsekvenser.”

Därför bestämde han sig nästan omedelbart för att sluta med den manuella rapporteringsmetoden och införa BrightAnalytics. “Under den första veckan som jag arbetade på T&A tog jag upp det: ‘Om ni vill ha en bra och snabb ledningsrapportering vill jag välja BrightAnalytics‘. Ledningen blev snabbt övertygad. Jag kände inte längre något behov av att jämföra med möjliga alternativ. Jag var van vid att arbeta med BrightAnalytics och var nöjd med funktionaliteten och supporten.”

Endast fördelar

Affärssystemen kopplades samman och en robust ledningsstruktur etablerades, vilket gjorde det möjligt för Tim att presentera en solid ledningsrapportering till Waterland Private Equity. “Hela integrationen tog knappt två månader totalt, vilket är väldigt lite med tanke på komplexiteten i de olika paketen. Den enorma flexibilitet vi har att snabbt ladda upp data från olika ERP-paket och att enkelt konvertera den till den ledningsstruktur som vi själva kan bygga upp är betydande fördelar. Både elimineringen av koncerninterna transaktioner och konsolideringen går nu mycket smidigare. Dessutom sparar vi oerhört mycket tid: när revisorerna var klara ägnade min företrädare ytterligare fem hela dagar åt rapporteringen. Nu gör vi det på ungefär en och en halv dag, inklusive rapportering till ledningen och styrelsen.
Skillnaden är gigantisk.”

Tim vet att han kan lita fullt ut på siffrorna. “Vi håller nu på att övergå från gamla Navision till Microsoft Dynamics Business Central. Många företag lägger till ett business intelligence-lager ovanpå för att extrahera de data de behöver. Rent finansiellt är det inte nödvändigt för mig eftersom jag förlitar mig på BrightAnalytics och de inställningar som vi har skapat i paketet.” Han är också positiv till samarbetet och supporten: “Ibland blir det problem, men det händer överallt. Det viktigaste är att BrightAnalytics-teamet är snabba på att svara. Deras support är mycket bra och lyhörd. Under åren har jag sett organisationen växa, men jag har inte upplevt det som en nackdel. Tvärtom, vi får alltid snabb hjälp.”

Exakta dag-till-dag-förutsägelser

Under de senaste månaderna har T&A också använt BrightAnalytics operativa modul, som ger insikt i pipelinen hos olika produktionsbolag. Även detta gör en betydande skillnad.
Tim förklarar: “Vi är kända som en leverantör som kan leverera mycket snabbt. Detta är avgörande inom poolbranschen eftersom kunderna vill skydda sin nya pool från smuts och spara energi så snart som möjligt. Samtidigt kan mätningar bara göras när betongpoolen är torr. Det innebär att vi har väldigt kort tid på oss mellan mätning och leverans av överdraget. Det faktum att vi kan leverera mycket snabbt har den nackdelen att det blir svårt att uppskatta hur vi ska stänga månaden, vilka intäkter vi ska uppnå, hur lagret påverkas och vilka kostnader det medför. Därav vårt val av den operativa modulen: den gör det möjligt för oss att göra de mest exakta förutsägelserna på daglig basis och rapportera till både banken och aktieägarna om det. Vi använder också modulen för att se hur försäljningen fördelar sig mellan olika kunder, kundkategorier och länder, både ur ett kostnadsperspektiv och ur ett intäktsperspektiv. Att känna till fördelningen mellan viktiga leverantörer kan till exempel hjälpa oss att förhandla fram bättre inköpsvillkor. Modulen gör det möjligt för ledningen att sätta upp och justera strategiska mål där det är möjligt, över bolagsgränserna.”