BrightAnalytics kunde inte bara ansluta perfekt till Exact Online, de levererade också inom en månad.

Snabb men kontrollerad tillväxt för Bavet

För Gentbaserade Bavet – som för närvarande har en samling av 17 spaghettirestauranger och snart öppnar en 18:e filial i Oostende – är himlen gränsen när det gäller tillväxt. Men på ett kontrollerat sätt, tack. Och det var den önskan som säkerställde att Bavet slog sig ihop med BrightAnalytics i slutet av 2019.

”Vi vill ha insikt i hur alla våra restauranger presterar”, inleder ekonomichef Céline De Paepe. ”Det är verkligen viktigt för oss att veta vilka som är våra bästa platser och vilka som underpresterar, så att vi kan ingripa snabbt där det behövs. Vi vill jämföra de olika platserna för att jämföra de ekonomiska siffrorna. Detta var inte möjligt med vårt Exact Online-bokföringspaket. I den ser jag en stor hög med data, och jag måste köra tabeller, välja data och så vidare innan jag kan komma till en slutsats. Så länge vi fortfarande hade ett begränsat antal platser så lyckades vi: vi gjorde nedladdningar från bokföringsprogrammet och kompilerade manuellt en Excel via kostnadsstället. Men när du har 17 filialer går det inte längre att fungera.”

Insikt i aktuella siffror när som helst

Bavet letade efter ett verktyg som de inte längre behövde arbeta statiskt med. ”Vi letade efter en lösning som uppdaterades dagligen med ny information från bokföringspaketet”, säger Céline. ”Leveranshastigheten spelade också en roll för oss. BrightAnalytics kunde inte bara ansluta perfekt till Exact Online, de lyckades också leverera inom en månad. ”

Sedan dess har siffrorna från redovisningsprogrammet uppdaterats varje kväll i BrightAnalytics. Att ha realtidsinsikt i siffrorna är ett stort steg framåt för Céline. ”Dessutom kan jag klicka på en knapp för att göra en manuell överföring av data under dagen. Till exempel när jag precis har gjort en eller flera stora eller viktiga bokningar. Då ser jag direkt dess effekt i rapporteringen. Idag har det blivit väldigt enkelt att upptäcka smärtpunkter och ingripa väldigt snabbt. ”

Att ett e-postmeddelande automatiskt skickas på kvällen om en viss mappning inte blir korrekt ger henne också en trygghet att hon kan lita på siffrorna. ”Vi är i full tillväxt och öppnar många nya platser”, säger hon. ”Det händer ibland att vi plötsligt lägger till ett konto i vårt redovisningsschema, men jag glömmer att kartlägga det i BrightAnalytics. Det där mejlet på kvällen är en extra trygghet för mig.”

Följ upp restauranger noga

Dessutom är sättet på vilket instrumentpanelerna presenteras och konstrueras helt personligt efter spagettispecialistens behov. ”Vi kunde helt skräddarsy strukturen efter våra behov. Vi ser olika linjer med till exempel mat- eller dryckeskostnaden, och bilden är inte förvrängd av linjer som inte gäller oss men som kan gälla andra företag. Detta gör det mycket enkelt för oss att arbeta med BrightAnalytics. Eftersom det bara finns ett begränsat antal filter – företag, kostnadsställe, månad… – fungerar systemet väldigt intuitivt.”

Siffrorna diskuteras månadsvis med verksamhetsledningen, som själva också har fått tillgång till BrightAnalytics. Operations genomför även resultatsamtal med restaurangerna utifrån detta. ”Från min position är det användbart att jag kan följa upp vår junior revisor”, säger Céline. ”Har hon bokat hyran eller gas och el för alla platser? På så sätt kan jag snabbt kontrollera – till exempel för en momskontroll – om siffrorna stämmer och att allt är inkluderat effektivt. Jag väljer min plats som kostnadsställe, anger en specifik månad och får sedan alla platser presenterade sida vid sida med de olika intäkterna och kostnaderna. Eller så jämför jag prestandan på en plats under flera månader, till exempel för att få insikt i underhållskostnader.”

På senare tid använder Céline även möjligheten att lägga in kommentarer i rapporteringen. ”När jag går igenom siffrorna och ser att till exempel underhållskostnaderna för en viss plats är högre än vanligt kan jag ta reda på varför och förklara den siffran via en kommentar. På så sätt ser verksamheten omedelbart var siffran kommer ifrån. Det undviker dubbelarbete av forskning och frågor.”

Kort på bollen

Slutligen, tack vare BrightAnalytics, behöver Bavet inte vänta till slutet av månaden för att redan ha en uppfattning om den förväntade P&L för den månaden, tillägger Céline. ”Alla fakturor är inte bokförda än i början av en ny månad, men genom att kombinera den inbokade datan i BrightAnalytics med till exempel lönedata kan vi redan nu förutse ungefär vad månadssiffrorna blir strax efter månadens slut. Detta gör att vi kan arbeta proaktivt och vara mycket lyhörda.”