Programvara säljs ofta som "plug & play". Hos BrightAnalytics är det också effektivt fallet.

Enorma tidsbesparingar och effektivitetsvinster för Sportoase

Sedan Sportoase har använt BrightAnalytics för sin finansiella rapportering har de bara vunnit i tid och effektivitet. Oavsett om det gäller månadsrapportering, kassaflödesanalyser, prognoser eller att göra olika budgetscenarier med anledning av coronaläget: idag har styrelse och verksamhetsledning ett grepp om siffrorna.

”Sportoase är en del av Groep Van Roey”, inleder controllern Jonah Van Opstal. ”Group Sportoase ansvarar för utvecklingen av nya filialer, samt för den globala ledningen av dotterbolagen. Den ekonomiska uppföljningen och rapporteringen görs dock av Groep Van Roey.” De använder Navision för att samordna redovisningen per Sportoase-företag, men tills nyligen hade de inget program för att skapa en total överblick för hela koncernen. ”För att generera data för alla webbplatser tillsammans använde vi Excel”, säger Jonah. ”Efter att ha exporterat data per plats, satte vi ihop allt för att komma fram till en konsoliderad siffra. Det var förstås väldigt krångligt.”

Plug & play

Företaget kom till BrightAnalytics genom KBC. ”När vi fick en kort demo märkte vi direkt hur intuitivt programmet var”, fortsätter Jonah. ”Allt var självklart och man behövde inte vara en teknisk specialist för att komma igång. Dessutom fanns den information vi ville kunna extrahera från siffror redan tillgänglig. Eftersom vi har en BI-specialist internt hade vi redan funderat på att göra egna rapporter. Men med BrightAnalytics var alla våra behov redan uppfyllda. Så valet gjordes snabbt.”

En och en halv månad efter att data samlades in och Groep Van Roey fick en kort utbildning, arbetade de redan aktivt med BrightAnalytics. ”Som ofta är fallet med mjukvara såldes den till oss som ’plug & play’. Det återstår att se om detta verkligen kommer att förverkligas i praktiken. Men på BrightAnalytics var det verkligen så. Dessutom kunde vi räkna med utmärkt service. Efter implementeringen fick vi veta att vi nu kunde vända oss till supportteamet med våra frågor. Jag undrade då om vi skulle få hjälp så snart som möjligt. Men vi kan bara berömma det i det avseendet: en fråga besvaras alltid inom 24 timmar.”

Justera budgetar som svar på pandemin

Idag sker både den ekonomiska och operativa rapporteringen för Sportoase via plattformen. ”Den största fördelen för oss är att vi nu har samlad data för alla företag, vilket gör det lättare att jämföra. Förr var vi till exempel tvungna att slå upp vattenkostnaderna en efter en, nu är de tydligt ordnade bredvid varandra med en knapptryckning. Och självdefinierade KPI:er visar med ett ögonkast hur ett företag gör.”

Sportoase redovisar siffror på två nivåer: å ena sidan till den operativa ledningen på platserna och å andra sidan till ledningen. ”Vi började till en början använda BrightAnalytics för förvaltning. Vår ekonomichef använder nu plattformen själv, till exempel för en styrelse, eftersom hon har snabb tillgång till all tillgänglig data. Det är faktiskt den enda källa hon fortfarande konsulterar.”

Därefter fick även verksamhetscheferna tillträde. ”När vi har stängt månaden kan de själva konsultera sina siffror, jämföra dem med budgeten och leta efter förklaringar där det behövs. Dessutom kan de se siffrorna från olika analytiska dimensioner : per plats eller per avdelning, till exempel (simbassängen, fitnessgrenen…). Det är intressant information för en chef. Tidigare kunde detta bara ske genom omvägar och på ett komplext sätt, idag har vi ett analytiskt resultat snabbt. En sajt som precis har öppnat kan också filtrera bort alla kostnader som fortfarande har med byggandet att göra från siffrorna, så att bara de rena driftskostnaderna blir kvar.”

Dagens operativa ledning använder även BrightAnalytics för budgetering. ”Tidigare var de tvungna att använda vårt bokföringspaket för detta. BrightAnalytics är dock mer användarvänligt, vilket sänker tröskeln för att leta upp information. Det är också väldigt enkelt att skapa olika scenarier för budgetar. Detta har redan visat sig mycket användbart som svar på coronasituationen. Vi arbetar i ett mycket föränderligt sammanhang: om vi först gör en budget baserad på 12 månaders normal drift, men efteråt beslutas i en samrådsnämnd att simhallarnas rekreationsområde ska stängas kan vi enkelt göra en ny version av budgeten.”

Kassaflödesanalys & prognos av resultat

Dessutom använder Jonah även BrightAnalytics för att analysera kassaflödet för Sportoase. – Företagsöversynen kräver ofta detta, till exempel i slutet av året. Men bankerna lägger också stor vikt vid kassaflödesanalyser. Tidigare fick vi nöja oss med Excel igen, där vi skriver om allt manuellt. Så är det inte längre. Det som också är ett mervärde för oss är att du i BrightAnalytics helt kan välja hur du vill presentera din resultaträkning. Vi har valt en resultaträkning som ger mer insyn i siffrorna för förvaltningen, genom att lyfta fram vissa kostnadsställen som vi vet är mycket viktiga för dem. Tänk till exempel på lärare, vikarier, allmännyttiga företag… Slutligen kan vi också göra en prognos på nivån för resultaträkningen. De faktiska uppgifterna kompletteras sedan med en prognos för de återstående månaderna, så att vi kan få en uppfattning om var vi hamnar i slutet av året. Det är avgörande idag, eftersom vi verkar i en sektor som har drabbats hårt av åtgärderna och banker vill veta om vi kommer att kunna uppfylla våra finansieringsåtaganden.”