Genom att helt enkelt markera en ruta eliminerar jag koncerninterna transaktioner från numren.

Konsolidera på ett ögonblick

Spåra och konsolidera enkelt transaktioner mellan företag: det är ett måste för Linum Group . Företaget har trots allt ett 15-tal företag i olika länder, varav ett med annan valuta. Finans Affärspartner Eline Demeulemeester ger insikt i koncernens finansiella resultat via BrightAnalytics. Och… det kan ibland leda till viss konkurrens mellan filialcheferna själva, som det visar sig.

”När jag började jobba för ungefär tre år sedan fick jag genast börja implementera BrightAnalytics”, säger Eline entusiastiskt. ”Fram till dess hade vi arbetat med Excel för den finansiella rapporteringen: data hämtades från Centric FINACC – vårt ERP-system – och lades in i Excel. Eftersom Linum-koncernen består av ett 15-tal stora och små företag måste siffrorna för alla dessa företag ställas intill varandra och ofta var det nödvändigt med alla möjliga manipulationer, även för konsolideringen. Mycket arbete, inte särskilt effektivt och enormt tidskrävande.”

Kryssruta

Linum Group upptäckte BrightAnalytics-lösningen genom sin externa revisor VGD. ”Eftersom jag aldrig jobbat med sådana verktyg innan jag började jobba här kan jag förstås inte jämföra. Men BrightAnalytics fungerar så bra för mig att det inte finns någon anledning att ifrågasätta det. Idag görs vår fullständiga finansiella rapportering via BrightAnalytics: från månadsslutet för våra belgiska företag till kvartalsslutet för våra utländska dotterbolag.”

Dessutom använder Eline även systemet för att spåra bokningar, för att kontrollera om månadskostnader definitivt finns i systemet och för konsolidering. ”Vi räknar med många koncerninterna transaktioner mellan våra företag. Genom att helt enkelt markera en ruta kan jag ta bort den från siffrorna. Med ett musklick har vi en global bild av siffrorna utan dessa transaktioner. Dessutom kan jag enkelt kontrollera om det också finns ett köp av en annan under samma period för varje koncernintern försäljning av ett av våra företag.”

Automatiska och manuella uppdateringar

Att Eline kan göra manuella uppdateringar själv i BrightAnalytics är en viktig tillgång för henne. “ Naturligtvis gör systemet en automatisk uppdatering varje natt : sedan läses data från Centric FINACC. Men jobbar jag själv med figurerna under dagen så gillar jag att kunna göra manuella uppdateringar i efterhand. På så sätt ser jag omedelbart realtidsresultaten och jag vet om allt är korrekt i systemet. Jag bestämmer för övrigt själv vilka företag jag vill se eller gruppera siffrorna för . Till exempel, för den tyska chefen rapporterar jag de två tyska företagen tillsammans i en översikt. Det är praktiskt för vårt schweiziska dotterbolag att jag kan rapportera siffrorna – beroende på målet – i EUR såväl som i CHF.”

Tills vidare är Eline fortfarande den enda som jobbar med BrightAnalytics. Hon laddar ner rapporterna och distribuerar dem sedan till bland annat ledningen, men i framtiden är det meningen att de själva också ser rapporter i systemet. ”Vi bestämmer sedan vem som ser vilka siffror och ger bara användarna tillgång till den period som siffrorna redan är stängda för. Alla pratar om samma sak. Detta stöds ytterligare av den tydliga, användarvänliga layouten hos BrightAnalytics, som är densamma för alla företag. Redan på ledningsmötet förra veckan ledde detta till roliga ögonblick då filialcheferna började jämföra sina företags(en) prestationer med varandra och tävlandesuget startade. Det som också är praktiskt: att vår externa revisor har tillgång till systemet och kan se våra siffror live. Om jag kontaktar dem med en fråga kan de direkt titta på siffrorna.”

Slutligen nämner hon samarbetet med BrightAnalytics: ”Om jag någon gång har en fråga eller ett problem får jag alltid svar väldigt snabbt. När vi ville lägga till vårt nya österrikiska företag i systemet gjordes länken redan efter några dagar. Vad jag också uppskattar är att BrightAnalytics också ber om vår input för en planerad uppdatering. De tar hänsyn till vad vi som kund behöver i vår dagliga verksamhet. Trevlig!”