Vi kan nu övervaka siffrorna och våra KPI:er själva nästan dagligen.

Arbeta med siffror mer självständigt, effektivt och proaktivt

Tills nyligen hade innovativa BM Engineering från Kortrijk insyn i de aktuella siffrorna en gång i kvartalet: en extern revisor skulle sedan konsolidera och filtrera koncerninterna transaktioner från data från sju konton. För ett tillväxtföretag som kunde vara mycket mer dynamiskt, så valde de BrightAnalytics, som skapade en koppling till deras SAAS-miljö Yuki.

”Vår verksamhet är spridd på ett antal bolag med ett holdingbolag över sig – bland annat genom tidigare förvärv”, inleder vd och grundare Jan Leye. ”Som ett resultat har vi sju konton som vi placerade i Yuki för ungefär två år sedan. Vi vill konsolidera alla dessa siffror och vi måste kunna filtrera bort koncerninterna transaktioner. Vår externa revisor brukade göra detta åt oss en gång i kvartalet, men vi hade inga realtidssiffror.”

Dessutom gjorde BM Engineering även ett antal KPI-beräkningar, för vilka man exporterade data från olika program till Excel, för att övervaka prestandan på företagets olika avdelningar. ”Vi var också tvungna att arbeta manuellt innan dess”, fortsätter kontorschef Caroline Claeren, ”vilket tog oerhört mycket tid. Vi kunde därför inte förbereda KPI-rapporteringen oftare än en gång per kvartal. Det måste vara annorlunda.”

Utifrån ambitionen att kunna skapa mer oberoende, effektiv och proaktiv insikt började BM Engineering leta efter en lösning . ”Vi kontaktade BrightAnalytics och en annan leverantör, men valde snabbt BrightAnalytics. Det hade att göra med deras onlinedemo, som var mycket övertygande. Vi tyckte också att det var ett plus att de redan hade kontakter med Yuki. Att de också finns i Västflandern, precis som vi, var en extra tillgång för oss”, säger Jan.

Från demo till implementering: fokus på kundnöjdhet

Samtidigt har BrightAnalytics varit igång på BM Engineering i ett år och både Jan och Caroline är mycket entusiastiska. ”Caroline säkerställde på egen hand en framgångsrik implementering av systemet”, säger Jan. ”På BrightAnalytics har vi en mycket kompetent kontaktperson som hjälpt oss på vägen. Du känner att detta företag lägger vikt vid kundnöjdhet. Från demon om att underteckna kontraktet och hela processen för att importera historiska data, till att svara på våra frågor. På förvånansvärt kort tid implementerades BrightAnalytics och fungerade. Om det uppstår ett problem då och då – vilket naturligtvis kan hända – löses det alltid väldigt snabbt.”

”Jag har en känsla av att det finns en ung grupp människor som är redo att hjälpa till,” håller Caroline med. ”När jag ringer vill de alltid hjälpa till direkt. Idag behöver vi dem inte så ofta längre, eftersom systemet inte kraschar snabbt. Vi kontaktar dem bara när vi vill starta något nytt.”

Även företagets externa revisor var förvånad över hur snabbt plattformen kommit igång. Idag använder han BrightAnalytics för BM Engineering, vilket sparar honom en hel del arbete. ”Dessutom kan vi nu övervaka siffrorna och våra KPI:er nästan dagligen själva”, säger Caroline. ”En dag efter att fakturorna har laddats upp i Yuki har vi redan insyn i de aktuella siffrorna, där det brukade vara tre månaders försening. Och det med mycket mindre manuellt arbete.”

Ingen mer diskussion om siffrorna

Dessutom, eftersom varje avdelningschef har fått tillgång till BrightAnalytics, är det mindre oklarheter om siffrorna, som det visar sig. ”Partnerna ser sina siffror för månaden och kan även klicka sig vidare till fakturanivå om de har frågor om något. Det ökar den interna transparensen, säger Jan. ”Alla vet hur flödet fungerar: data går från vårt ERP-paket Team Leader Orbit till Yuki och därifrån till BrightAnalytics. Det ifrågasätts inte längre, vilket tidigare var fallet eftersom det var mycket manuellt arbete som ledde till många extra kontroller.”

Tillkomsten av BrightAnalytics gjorde det också möjligt för BM Engineering att budgetera. ”Vi gjorde det inte förrän nyligen, eftersom vi inte hade verktygen för att kontrollera budgetarna. Idag är detta fullt möjligt i BrightAnalytics. Det är det jag älskar med den här programvaran: det finns ingen slutpunkt. Det finns andra alternativ än de vi redan använder. Jag tror att vi kommer att träffa BrightAnalytics nästa år för att se hur vi kan använda ännu fler funktioner, till exempel inom området kontanthantering och verksamhetsrapportering . Det är så vi fortsätter att växa och BrightAnalytics växer med oss.”