Vi övervägde att bygga något själva, men insåg snart: om vi lägger kapacitet på detta kommer det att ske på bekostnad av kapacitet som vi skulle kunna lägga på att göra våra egna produkter bättre.

-Paul Brentjens, ekonomidirektör
"Tack vare integrationen mellan BrightAnalytics och våra olika redovisningspaket får vi nu dagliga flöden från våra register istället för att behöva importera dem varje vecka via Excel."
- Paul Brentjens, ekonomidirektör

Integrationer i bruk

Moduler i bruk

Sömlös finansiell integration vid köp och byggnation

Sedan starten har Dutch Spotler vuxit från en leverantör av e-posttjänster till en omnikanalleverantör av datadriven programvara för automatisering av marknadsföring. Tack vare en buy-and-build-strategi upplever organisationen en stark tillväxt och har idag flera BV:n i olika länder. Men hur säkerställer du som CFO att dessa också integreras sömlöst finansiellt, och helst på ett effektivt sätt? Här kommer BrightAnalytics in i bilden.

“När vi förvärvar en organisation finns det alltid ett antal steg att ta för att integrera det företaget”, inleder CFO Paul Brentjens. “Både när det gäller deras produktportfölj och integrationen av själva organisationen. För att effektivisera och skapa synergier har vi i varje land där vi är verksamma samlat alla förvärv under en och samma ledning för det specifika landet. I takt med att vår koncern växte började vi dessutom hantera marknadsföring, utveckling, ekonomi och personal centralt. Som ett resultat av detta görs allt fler korsvisa debiteringar och internprissättningar mellan företag och länder. Tidigare kunde vi fortfarande titta på ett bv och se hur saker och ting låg till, men med alla koncerninterna transaktioner blev det allt svårare.”

Följaktligen blev de krav som Spotlers konsolideringspaket måste uppfylla allt strängare. “Fram till för ett år sedan använde vi ett annat verktyg för konsolidering och rapportering”, fortsätter Paul. “Vi hade utarbetat ett tillvägagångssätt med denna programvara som i och för sig fungerade, men som ändå innebar en hel del manuella steg. Det var därför vi började leta efter en annan lösning. Vi övervägde att bygga något själva, men insåg snart: om vi lägger kapacitet på detta sker det på bekostnad av kapacitet som vi skulle kunna lägga på att göra våra egna produkter bättre. Som finansavdelning måste vi ofta kämpa för det ändå. Om andra kan göra det här mer effektivt, varför ska vi då göra det själva?”

Dagliga automatiska uppdateringar i stället för veckovisa i Excel

När Paul lite senare lärde känna BrightAnalytics visade det sig att programvaran hade flera styrkor som passade Spotler. Företaget bestämde sig för att börja med fyra förvaltningar för att kunna genomföra implementeringen stegvis. “BrightAnalytics hade många styrkor, men vi ville se om vi verkligen skulle komma framåt inom dessa områden och om vi inte skulle förlora för många andra funktioner”, säger Paul. När allt visade sig fungera bra några veckor senare fattades beslutet att expandera ytterligare.

Så exakt vilka var styrkorna med BrightAnalytics för Spotler? “Först och främst kunde BrightAnalytics enkelt och snabbt ansluta till de olika paket som vi använder”, svarar Paul. “För vår centrala avtalsadministration använder vi Younium, medan vi för den finansiella administrationen har olika verktyg i varje land. I Nederländerna är det Yuki, i Storbritannien arbetar vi med Xero, i Sverige återigen med PE Accounting och i Tyskland med Datev. Tack vare integrationen mellan BrightAnalytics och alla dessa paket får vi nu dagliga flöden av våra konton istället för att behöva importera dem varje vecka via Excel. Dessutom är användningen av flera valutor också en viktig fördel för oss: tidigare översatte vi brittiska siffror till euro, men som ett resultat av detta kunde inte Storbritannien själva se siffrorna i pund. Med BrightAnalytics kan de det.”

Ett tredje skäl till att Spotler är positivt inställd till BrightAnalytics programvara är att det går att arbeta med flera olika rapporteringsstrukturer. “Vi har vårt traditionella format, som bokslut, där till exempel personalkostnader samlas under ‘rörelsekostnader'”, säger Paul om detta. “Men i vår funktionella rapportering – som handlar om hur vi sköter saker och ting – är personalkostnaderna uppdelade på avdelningar. Faktum är att vi har tre huvudsakliga intäktsstrukturer som företag: återkommande intäkter, transaktionsintäkter och serviceintäkter. Och vi delar också upp våra kostnader på samma sätt. I den funktionella rapporteringen placerar vi personal som genererar serviceintäkter under servicekostnader och personal som till exempel bemannar kundtjänstavdelningen under återkommande kostnader. Vi hade också denna funktionella klassificering i vårt tidigare verktyg, men vi kunde inte byta till den traditionella klassificeringen därifrån för att stämma av mot de finansiella rapporterna. Med BrightAnalytics kan vi göra det.”

Och så har vi konsolideringsappen, visar det sig: “När vi gör ett förvärv mitt under ett räkenskapsår är det inte alltid vi vill inkludera dess omsättning i rapporteringen. Men ibland gör vi det, till exempel när vi jämför siffrorna för en viss månad med samma månad året innan för att se vad förvärvet har bidragit med. Även detta var något vi fastnade för i vårt tidigare verktyg: vi var då tvungna att arbeta med en dummyadministration och alla möjliga nödåtgärder, medan denna funktionalitet helt enkelt finns tillgänglig i BrightAnalytics. Slutligen kan jag också klicka mig vidare i figurerna samtidigt som visningen förblir visuellt densamma. Detta har gjort det lättare för oss att analysera avvikelser.”

Mer tid för det som verkligen betyder något

Det är uppenbart att Spotlers tillväxthistoria – där man siktar på att göra ett förvärv per år – spelade en viktig roll i beslutet att arbeta med BrightAnalytics. Paul fortsätter: “Å ena sidan är det faktum att vi enkelt och snabbt kan ansluta en administration, och å andra sidan är det de insikter som BrightAnalytics lösning ger oss. Särskilt när det gäller siffrorna från tiden före ett visst förvärv.” Om det också sparar företaget mycket tid? “Det är svårt att säga, eftersom jag inte kan jämföra de två verktygen en-till-en på det här området. Jag tror att vi nu tillbringar mer tid i BrightAnalytics än i vårt tidigare verktyg, men vi tillbringar tiden på ett mer meningsfullt sätt: nämligen genom att analysera siffrorna, och inte genom att samla in dem manuellt och importera eller exportera dem”, avslutar Paul.

Flower logo

Fördelarna med BrightAnalytics enligt Spotler:

  • Ansluts enkelt och snabbt till olika förpackningar
  • Daglig uppdatering av siffror istället för veckovis via Excel
  • Multicurrency
  • Flera rapporteringsstrukturer möjliga
  • Lätt att analysera avvikelser
  • Mer tid för analys av siffror

Undrar du vad BrightAnalytics kan göra för dig?

logo spotler

Om Spotler

Marknadskommunikation utan krångel: det är det löfte som det holländska företaget Spotler ger sina kunder. Över 5 000 marknadsförare, kommunikationsspecialister och IT-proffs använder Spotlers programvara. Företaget hjälper dem att distribuera e-postmarknadsföring, marknadsföringsautomation, transaktionsmeddelanden, publicering i sociala medier, webcare, WhatsApp for Business, CRM och kunddataplattformar. Tack vare en buy-and-build-strategi har Spotler vuxit till en stor organisation som gör flera förvärv varje år. Antingen för att utöka sin produktportfölj eller för att migrera kunder från befintliga plattformar till Spotlers produkter. Företaget har över 300 anställda fördelade på kontor i Nederländerna, Storbritannien, Tyskland, Spanien och Sverige. BrightAnalytics ser också till att den finansiella integrationen av alla förvärv hos Spotler går smidigt.