"När man arbetar internationellt med olika valutor och bokföringspaket behöver man en lösning som kan integrera allt. BrightAnalytics gör det för oss."

Insikter om flera valutor: enkelt och överskådligt

Vad gör du när ditt företags olika förvaltningar inte bara finns i olika länder utan också använder olika bokföringspaket och valutor? Antingen blir rapporteringen en stor uppgift, eller så väljer du ett verktyg som kopplar ihop allt. SaaS-företaget Blue Billywig – med kontor i Stockholm, Hilversum, och Singapore – valde det sistnämnda. Och för BrightAnalytics.

”Blue Billywig’s tre kontor använder var och en olika bokföringspaket”, förklarar Bas de Haan, finansdirektör. ”I Nederländerna använder vi Exact Online, i Sverige Fortnox och i Singapore Xero. Dessutom rapporterar var och en av dessa förvaltningar i sin egen valuta. I vår ledningsrapportering vill vi se alla konsoliderade siffror. Vi använde Visionplanner för detta, som fungerar bra och ger tillräckliga insikter för en rent nederländsk förvaltning. Så snart man är verksamma internationellt, med olika valutor och bokföringspaket, behöver man dock en lösning som kan integrera allt detta. Fram till nyligen byggde vi våra kvartalsrapporter i Google Sheets, men vi hamnade snart på efterkälken. Dessutom ville vi övergå till månads- och – helst – veckovis eller till och med daglig rapportering. Exakt i det ögonblicket kontaktade BrightAnalytics oss. Förvånande hur något sådant alltid händer vid rätt tidpunkt.”

Genomförande utan påverkan på verksamheten

Ett möte arrangerades snart för en introduktion, varefter Blue Billywigs aktieägare också involverades och en demonstration gavs för att visa möjligheterna med BrightAnalytics-plattformen. ”Eftersom de hade kontaktat oss tittade vi också på vilka andra alternativ vi hade”, fortsätter Bas. ”Det fanns några som måste byggas manuellt först, som Power BI. Vi övervägde även att byta till ett enda bokföringspaket för alla platser. Det hade dock inneburit höga implementeringskostnader om vi ville skräddarsy det efter våra behov. Med BrightAnalytics fanns det också implementeringskostnader, men under tiden kunde vi fortsätta att köra som vanligt i våra bokföringspaket. Det gillade vi verkligen, eftersom våra anställda är vana vid att arbeta med deras specifika paket. Att byta till ett nytt system är ett ganska stort steg. På BrightAnalytics var anslutningen till de tre olika systemen antingen redan gjord eller så var de öppna för att göra det. Alla kunde fortsätta arbeta medan verktyget implementeras, utan att det påverkade den pågående verksamheten.”

Detta gjorde också Bas hoppfull inför framtiden då företaget planerar att fortsätta växa. ”Vi vet nu att om vi vill öppna ett kontor i ett annat land kan vi bara köpa ett lokalt programpaket där som kan anslutas till BrightAnalytics. Även om API:et inte finns där ännu kan det förverkligas. Jag gillar verkligen att de tänker tillsammans med oss”, säger han. ”Människorna på BrightAnalytics har en entreprenörsanda: det finns alltid utrymme för att diskutera saker och ting och, om det behövs, för att utveckla eller omforma saker och ting.”

Olika valutor omräknade till euro i dagskursen

Två veckor senare var BrightAnalytics igång. ”Anslutningarna var på plats, budgetarna var integrerade och allt var klart”, säger Bas. ”När det gäller genomförandet tog det väldigt lite tid för oss att komma igång. Det behövdes ingen riktig utbildning. Vi fick några genomgångar, men det är så intuitivt och insiktsfullt att vi snabbt kom på hur det fungerar. Vår säljkontakt presenterade oss för vår kontaktpunkt på Customer Success, som sedan snabbt tog upp vårt samarbete. Om det är ett mer tekniskt problem sätts rätt personer på det för att lösa problemet. Du vet, det är trevligt att ha en kontaktpunkt, men i slutändan vill man att saker och ting ska lösas snabbt. Då spelar det ingen roll vem som gör det, så länge det sker. Vår kontakt på Customer Success tar hand om det.”

Sedan dess kan siffrorna hos Blue Billywig hämtas dagligen, och de olika valutorna omvandlas också till euro enligt den aktuella dagskursen. ”Nu har vi insikt i de konsoliderade siffrorna när som helst på dagen”, fortsätter Bas. ”Våra aktieägare uppskattar det verkligen: de behöver bara logga in, ange sina urvalskriterier och se vad de vill se. Det underlättar också samarbetet med finansavdelningen. Naturligtvis finns det fakturor som måste föras in här och där, men siffrorna uppdateras dagligen. Det blir verkligen inte mer exakt än så här. Och samtidigt som vi sparar en enorm mängd manuellt arbete så minimerar vi även risken för fel.”

Kontinuerlig kontroll av faktiska och prognostiserade resultat

Blue Billywig använder dessutom BrightAnalytics för sin budgetering. ”Vi brukade tidigare göra detta i Google Sheets, men eftersom vi gjorde manuella justeringar fanns det risk för fel. I det här verktyget kan vi lägga in en årsbudget och göra en rullande prognos på kvartalsbasis. På så sätt är vår prognos och våra faktiska värden alltid tillgängliga. Dessutom kan man leka med olika scenarier och därmed fatta beslut lättare.”

Förutom den finansiella rapporteringen vill Blue Billywig även inrätta verksamhetsrapportering via BrightAnalytics i framtiden. ”Eftersom vi ännu inte använder vårt ERP-system fullt ut vill vi dock vänta lite längre med detta. Dessutom kan vi fortfarande öka användningen av BrightAnalytics ekonomiska rapportering, till exempel genom att även använda kassaflödesmodellen. Det är skönt att vi kan upptäcka plattformen steg för steg och inte behöver göra allting på en gång, vilket skulle ge dig en överbelastning av arbete. Vi kan först få in grunderna och sedan enkelt utöka.”