"Tack vare varningarna från Health Check varje morgon vet vi när det behövs en uppdatering av kartläggningen. Det ger oss sinnesro: vi kan alltid lita på siffrorna."

Ut ur Excel, in i effektivitet.

När det danska hantverksbryggeriet To Øl först investerade i ett verktyg för finansiell rapportering uppfyllde det i slutändan inte kraven. Programvaran lades snabbt åt sidan och företaget återgick till … de välbekanta Excel-kalkylbladen. Men det var inte riktigt genomförbart, med fem företag och många koncerninterna transaktioner. Sedan oktober 2022 har de använt BrightAnalytics, vilket har visat sig göra en enorm skillnad.

Redan innan James Parsons, Head of Finance, började på To Øl letade företaget efter en programvara för finansiell rapportering. ””Eftersom vårt företag har totalt fem dotterbolag behövde vi ett verktyg som gjorde det möjligt för oss att eliminera koncerninterna transaktioner,” börjar James. ”Det är mycket försäljning som går fram och tillbaka mellan vår produktionsanläggning i Svinninge och vår bryggeribar i Köpenhamn. Dessutom budgeterar vi mer detaljerat än någonsin tidigare. Därför letade vi också efter en lösning som möjliggjorde månatliga jämförelser mellan budget och faktiska siffror per kostnadsställe.”

Tidigare gjordes detta arbete med hjälp av Excel-kalkylblad, vilket inte bara tog mycket tid utan också ökade risken för fel. . ”När man till exempel skapade ett nytt konto var man tvungen att komma ihåg att manuellt lägga till det i Excel-mallen”, förklarar James. ”Det fanns inget meddelande som påminde dig, så ibland glömdes det bort, och det tog tid att ta reda på varför vissa saker inte stämde.”

På inrådan av externa konsulter valde To Øl till en början en annan rapporteringsprogramvara än BrightAnalytics, men den uppfyllde inte deras behov, enligt James. ”Vi var långt ifrån imponerade av användarvänligheten i det systemet, och funktionerna var bristfälliga. Det innebar att vi knappt använde verktyget och snabbt återgick till manuella Excel-ark som behövde uppdateras varje månad och manuell eliminering av koncerninterna transaktioner, ark för ark, för fem företag. Det var en otroligt tidskrävande uppgift.”

Ett enkelt beslut

James första uppgift på företaget var att hitta en bättre lösning. ”Vår CFO var redan bekant med BrightAnalytics: han hade stött på det några år tidigare. Och han bad mig att jämföra det med några andra leverantörer. Jag gjorde en del efterforskningar och ringde några samtal, men det blev snabbt uppenbart att det alltid fanns en anledning till att de andra verktygen inte riktigt passade våra behov. Med ett kunde vi inte eliminera koncerninterna transaktioner i tillräcklig utsträckning, och med ett annat var det inte möjligt att integrera med SAP. Det senare var avgörande för oss eftersom vi ville ha insikt i intäktsutvecklingen vid varje givet tillfälle. Dessutom var dessa verktyg ofta dyrare, medan BrightAnalytics erbjuder ytterligare funktionalitet till ett konkurrenskraftigt pris”

För To Øl var det faktum att de kunde budgetera och jämföra budget mot utfall i BrightAnalytics ett trevligt extra ”Vi använde SAP:s budgetmodul för detta, men den var inte användarvänlig för oss”, säger James.”Vi ville budgetera på månadsbasis och per kostnadsställe. BrightAnalytics kunde göra detta, och det var en tillgång för oss.. På det hela taget var det ett mycket enkelt beslut.”

Förtroende i siffrorna

Kontraktet med BrightAnalytics undertecknades i oktober 2022, och en månad senare var allt redan igång. Sedan dess använder To Øl plattformen för finansiell analys och rapportering, budgetering, koncerninterna elimineringar och kostnadsställegranskningar filtrerade efter kostnadsställe. De uppskattar att de i den finansiella rapporteringen kan ställa in olika nyckeltal. Dessutom har de instrumentpaneler som ger insikt i lager, försäljning, utestående fakturor och kassagenereringscykeln. Men på det hela taget är de entusiastiska över hela systemet: ”Det är ett mycket användarvänligt och användbart verktyg, med ett gränssnitt som är mycket mer visuellt tilltalande än 80-talsutseendet hos SAP,” fortsätter James. ”Tack vare Health Check -varningarna varje morgon vet vi när det behövs en uppdatering av kartläggningen. Det ger oss sinnesro: vi kan alltid lita på siffrorna.”

Snabbt igång och igång

De tio till femton ägarna av kostnadsställena på To Øl, som var för sig ansvarar för sin budget, har direkt tillgång till systemet, vilket gör att de kan övervaka och jämföra siffrorna med sina budgetar på månadsbasis. ”Detta inkluderar personer från marknadsföring, försäljning och till och med våra bryggare. De är inte vana vid att hantera ekonomi- och konsolideringssystem, men de kan enkelt navigera genom programvaran och snabbt anpassa sig till den. Med bara ett klick kan de också se transaktionsdetaljer, vilket gör det mycket bekvämt att genomföra granskningar.. De använder vanligtvis verktyget mot slutet av varje månad och kvartal, medan våra ekonomikollegor arbetar med det dagligen.”

Slutligen nämner James det utmärkta samarbetet och servicen: ”Vår kontaktperson är vår första kontaktpunkt och svarar alltid snabbt. Fler tekniska frågor skickas vidare till en teknisk expert, som också ger snabba svar. Det har aldrig funnits en fråga eller ett problem som har inte löst sig snabbt och skickligt”, avslutar James.