Att spara tid är den överlägset största fördelen med detta rapporteringsverktyg.

House of Talents automatiserar sin ledningsrapportering tillsammans med VGD

Den moderna entreprenören höjer ribban för ekonomiavdelningen. Ny teknik för att öka effektiviteten växer fram för att automatisera fler och fler aspekter av administrativa och redovisningsmässiga processer.

Den digitala transformationen inom finans är en spännande utmaning. Eftersom det tidskrävande insatsarbetet försvinner mer och mer, flyttas uppmärksamheten över till analys och tolkning för att kunna styra organisationen på ett mer riktat sätt.

Finansiell rapportering blir allt viktigare

Patricia Everaert, professor i redovisning vid Gents universitet: ”För 20 år sedan var det särskilt viktigt att rapportera en gång om året. Idag är detta otänkbart och rapporteringen sker åtminstone kvartalsvis.

Snabb information är viktig eftersom världen också utvecklas väldigt snabbt. Det är därför en tillgång för företag att rapportera mycket och detta ur en specifik vinkel. Detta för att veta om framsteg görs med den specifika strategin.

Det är vettigt att rapportera på global nivå för att ta reda på exakt var orsaken till en evolution är. Frågor som vi sedan kan ställa är: kan vi destillera möjligheter eller bästa praxis från det och sedan använda dem i andra identiteter?” Sa Patricia Everaert, professor Account UGent.

Automatisera finansiell och operativ rapportering

House of Talents är en HR-tjänsteleverantör som är specialiserad på bristprofiler, såsom sjuksköterskor, tekniker, ingenjörer och slaktare. De är verksamma inom rekrytering och urval, projektbemanning och interim.

Doris Boterberg, CFO House Of Talents: ”House Of Talents grundades för cirka tio år sedan av vår VD. Idag kännetecknas företaget av en omsättning på 120 miljoner euro och vi sysselsätter även cirka 1200 anställda.

”Tidigare gjordes rapporten i Excel. En ganska komplex fråga på grund av närvaron av en mängd företag och olika affärsområden. Vi fann också att detta var en mycket tidskrävande process. Kort sagt fanns det ett mycket konkret behov från ledning och aktieägare att utveckla rapporteringen av både finansiella och operativa siffror på ett intuitivt sätt.”

Användaranpassad verksamhets- och finansiell rapportering

HR-tjänstegruppen sökte och hittade en gemensam rapporteringsplattform, men behövde också en partner för att forma rapporteringsinnehållet.

Philippe Van Den Bossche, CFO Services Manager på VGD: ”I det ögonblicket satte vi oss ner med Doris och hennes team. Detta översattes sedan till en handlingsplan där vi till en början tittade på ekonomiskt. När det gäller finansiell rapportering har vi börjat koppla ihop olika redovisningspaket med BrightAnalytics-plattformen.

Den resulterande datan visualiseras i tydliga, finansiella P&L, balansräkningar, kassaflödesrapporter och liknande. Dessa rapporter ger ledning och aktieägare en löpande inblick i bolagets ekonomiska resultat.”

Utöver det finns även skräddarsydda verksamhetsrapporter, där vi faktiskt förser generalcheferna för de olika affärslinjerna med de insikter och verktyg de behöver för att hantera sin del av verksamheten.

Den nya formen av Corporate Finance Management krävde en anpassning från de anställda och aktieägarna i House Of Talents. De var fortfarande vana vid de gamla Excel-bladen.

Philippe lägger också stor vikt vid den sista fasen: ”Att utbilda människor är ofta en av de sista, men också en av de viktigaste faserna. Detta faller helt under ämnet förändringsledning. En sådan plattform används förstås inte bara av finansmän som har mycket erfarenhet. Därför är det väldigt viktigt att ge dem ett verktyg som är väldigt intuitivt att använda, så att även personer med mindre ekonomisk bakgrund kan hitta rätt i det och framför allt fatta rätt beslut utifrån den information som är tillgängliga för dem.”

Tidsbesparing på 60 %

De samverkande företagen ser fördelarna med ett effektivare sätt att rapportera.

Doris Boterberg: ”Den största fördelen med att arbeta med det här rapporteringsverktyget är tidsvinsten som vi får genom att rutinuppgifterna är automatiserade. Jag tror att om vi måste mäta eller kvantifiera det har detta uppnått ungefär 60 % tidsvinst för vår styrenhet.”

Philippe Van Den Bossche: ”Rapportering är ingalunda bara användbart för mycket stora företag: alla företag som fastställer att magkänslan inte längre är tillräcklig för att verkligen klara av om något företag som fortfarande rapporterar mycket i det tidskrävande Excel kan dra nytta av automatisk rapportering.”

Källa: VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/kanaal-z-house-of-talents-optimizes-managementrapportering, 7 oktober 2019