Data överförs nu automatiskt och med hög precision, vilket ger en konsekvent rapportering. Jag uppskattar att jag sparar en hel arbetsdag varje månad.

En vunnen arbetsdag i månaden för Buddy Healthcares VD

I Finland, Storbritannien och flera andra europeiska länder förlitar sig sjukhus på Buddy Healthcares programvara för att automatisera och digitalisera sina vårdprocesser. Som ett resultat minskas telefonsamtal, onödiga besök och pappersarbete för både patienter och vårdgivare till ett absolut minimum. Det är därför ingen överraskning att VD:n för Buddy Healthcare sökte efter samma nivå av effektivitet, snabbhet och automatisering inom sin egen organisation – men denna gång på den finansiella sidan.

Buddy Healthcares lösning omfattar hela patientresan och säkerställer att alla inblandade alltid har insyn i status och nästa steg. Allt detta sker utan onödig administrativ börda. Det är exakt vad BrightAnalytics åstadkom för VD:n och grundaren Jussi Määttä – fast i sammanhanget finansiell rapportering för Buddy Healthcare. Jussi förklarar: ”Eftersom vi har kontor inte bara i Helsingfors utan även i Storbritannien behöver vi kunna rapportera på en konsoliderad nivå. Dessutom vill jag som grundare veta exakt hur vi ligger till finansiellt. Tidigare arbetade vi med en enorm Excel-fil som sammanställde alla siffror och KPI:er. Att uppdatera den varje månad innebar en enorm administrativ belastning. Jag visste att det måste finnas ett sätt att automatisera detta.”

Djupa insikter ner till minsta detalj

Jussi hoppades att en automatiserad process skulle frigöra tid i hans schema och minska risken för manuella fel. Han arbetade redan med en finsk leverantör av rapporteringsmjukvara när han fick ett mejl från BrightAnalytics. ”Det såg lovande ut direkt. Jag är väldigt ’hands-on’. Jag säger inte att min rapporteringsprocess behöver ändras varje månad, men jag strävar alltid efter ständiga förbättringar. Verktyget jag använde då hade nått sin gräns: jag kunde inte konfigurera eller anpassa någonting själv, utan behövde alltid hjälp från leverantören. Jag kunde inte heller borra mig ner i siffrorna för att se varifrån de kom. Det störde mig, eftersom jag vill förstå siffrorna på djupet. När jag såg mejlet från BrightAnalytics tänkte jag: det här kan vara lösningen som förändrar allt.”

När Jussi fick se demon visste han direkt att han ville jobba med verktyget, även om BrightAnalytics inte implementerades över en natt. ”Jag ville vara säker på att jag hade tillräckligt med tid i schemat för att påbörja processen. Trots att BrightAnalytics är intuitivt och fungerar bra, tog konfigurationen och implementeringen ändå sin lilla tid. Det berodde på mig: jag älskar siffror och jag vet vad jag vill ha. Jag är inte lättflirtad och allt var tvunget att vara perfekt – varje siffra skulle vara tydlig och relevant. Jag ville inte heller implementera allt på en gång, utan föredrog att ta modul för modul så att varje del levererade det värde vi förväntade oss.”

”Vi började implementeringen med finansmodulen. Senare la vi till den operativa modulen, som inkluderar apparna för Pipeline och Deals samt SaaS-metrik. Den första ger oss tillgång till vår försäljningsdata direkt i BrightAnalytics, och den andra ger oss bättre insikt i prissättning, merförsäljning och kundnöjdhet. BrightAnalytics kopplas sömlöst ihop med Procountor, Xero och Younium, vilket säkerställer att plattformen hanterar all komplexitet kring olika kontoplaner och rapportering i flera valutor helt på egen hand.”

Ett klick för styrelserapporten

För Jussi är möjligheten att borra sig ner till fakturanivå, utöver den konsoliderade rapporteringen, en av de största fördelarna. ”Jag kan kontrollera att alla konton stämmer varje månad. Om jag hittar en felaktig bokning kan jag direkt meddela bokföraren. Men jag är också väldigt nöjd med den finansiella rapporteringen till vår styrelse. Jag har en dashboard som samlar alla viktiga nyckeltal. Allt är klart med ett enda klick. Styrelsen får alla relevanta siffror utan att jag behöver samla in information manuellt eller kopiera och klistra in skärmdumpar.”

Att ha eliminerat det manuellt uppdaterade Excel-arket har också varit ett stort steg framåt för Buddy Healthcare. ”Datan överförs nu automatiskt och med hög precision, vilket ger en konsekvent rapportering. Jag uppskattar att jag sparar en hel arbetsdag varje månad”, tillägger Jussi.

När det kommer till själva samarbetet är Jussi mycket nöjd. ”Teamet på BrightAnalytics är extremt professionella, snabba och effektiva. Jag gillar att jämföra det med vår egen verksamhet: i vårt kundtjänstteam har varje anställd en bakgrund inom sjukvården. Det spelar roll, eftersom de verkligen förstår våra kunders dagliga behov. Jag föreställer mig att det är liknande hos BrightAnalytics – att deras team sannolikt har en stark bakgrund inom ekonomi och finans”, avslutar han.

Om Buddy Healthcare

Det finska företaget Buddy Healthcare, med kontor i Helsingfors och Storbritannien, har utvecklat en plattform för vårdkoordinering som automatiserar och digitaliserar sjukhusens vårdprocesser. Detta leder till betydande effektivitetsvinster för både vårdgivare och patienter. Buddy Healthcare sökte samma nivå av effektivitet inom sin egen organisation, fast för sina finansiella processer. Bakom kulisserna ser BrightAnalytics nu till att rapporteringen är strömlinjeformad, automatiserad och felfri.