Vinsten är enorm: inte bara när det gäller effektivitet, utan också när det gäller tidsinvesteringar.

20 kontor, en flagga, ett verktyg

Go4Jobs är en interims- och urvalsbyrå som är organiserad lite annorlunda än sina konkurrenter. Företagets 20 lokalkontor drivs av fristående bemanningsföretag. Till viss del bestämmer de sin egen kurs, men i namnet på det holdingbolag de tillhör. Och detta kräver naturligtvis ett bra övervaknings- och rapporteringsverktyg.

”Ibland kallar jag vårt paraply som håller moderskeppet och våra bemanningsföretag för motorbåtarna runt det moderskeppet”, inleder Jan De Block, finans- och processchef. ”De seglar med moderskeppet, men kan till viss del bestämma sin egen kurs. Med andra ord: de exploaterar varsin del av Flandern och kan organisera sin kommersiella politik lokalt.” Detta har inte bara visat sig vara mer ekonomiskt intressant för bemanningsföretagen, utan säkerställer också att de är mer involverade i Go4Jobs och engagerar sig i företaget längre.” I sin tur leder det till stabilitet gentemot våra kunder, vilket är en stor mervärde i vår bransch, säger Jan.

Enorma tidsbesparingar

Men om alla Go4Jobs fartyg seglar under samma flagg måste det naturligtvis finnas sammanhållning. Hur gör de det? ”På vårt servicecenter samordnar vi allt som har med IT, lagstiftning, redovisning, marknadsföring, HR och ekonomi att göra. Det handlar om mycket övervakning och rapportering. Tidigare gjorde vi det här med Excel, men om det blev fel i en kolumn blev hela arket fel, med alla dess konsekvenser. Det är därför vi valde det automatiserade BrightAnalytics-systemet för ett och ett halvt år sedan. Om du justerar en parameter, så anpassar hela systemet sig själv. Fördelen är enorm: inte bara i termer av effektivitet, men också i termer av tidsinvestering.”

Mer självförtroende

I dag följer holdingbolaget och bemanningsföretagen inte bara de ekonomiska siffrorna i BrightAnalytics, utan även ett antal relevanta verksamhetsparametrar som verktyget extraherar från affärssystemet. ”Tänk till exempel på omsättningen per kund, antalet nyregistreringar eller kontrakt, … Vad vi än vill se så finns det alltid ett sätt att få upp det på skärmen. Uppgifterna är tillgängliga för alla, men vi var och en bestämmer själv vad vi gör med den.”

Och denna tillgång används helt klart av bemanningsföretagen, där verktyget har blivit fullt etablerat, enligt Jan. ”Jag har märkt det på antalet frågor jag får efter att månadens siffror har skickats igenom. Dessutom kan jag se att de börjar titta på djupet. Om ett bemanningsföretag vill veta till exempel vem de fem mest viktiga tillfälligt anställda hos en kund är, eller hur många kandidater det finns för en ledig tjänst, då är det fullt möjligt. Det är ett helt transparent system: de kan se allt om sitt företag. Det stärker i sin tur förtroendet mellan moderfartyget och de lokala kontoren.”

Insikt för aktieägare

Förutom att verktyget även används för att övervaka alla utestående och förfallna fakturor och för att diskutera dessa mellan servicecentret och bemanningsföretagen, har Go4Jobs skapat ett paraplyblad i BrightAnalytics som kartlägger helhetens prestanda.

”Det handlar om en överblick för de bemanningsföretag, där de kan se var vi står som företag. Hur många bemanningsföretag jobbar totalt hos oss? Hur många lediga tjänster och kunder finns det? Och vad är budgeten för kontoren? På så sätt kan bemanningsföretagen se var de befinner sig i denna armada av motorbåtar, och de kan bedöma om de går bra, men det är också praktiskt att göra en överblick för våra aktieägare – som känner sig väldigt engagerade i Go4Jobs – att samlar de relevanta siffrorna med en blick.”