Vår Excel-rapportering blev allt mer förvirrande och komplicerad. Det blev ohållbart.

Alltid ett direkt konsoliderat resultat

När man inte bara verkar internationellt utan även har fyra företag i fyra länder blir redovisning och rapportering inte lättare. Det är utmaningen Vincent Logistics stod inför. När företagets rapporteringsbehov översteg deras Excel-tak, bytte de till BrightAnalytics. Idag kan de med ett musklick trolla fram de senaste konsoliderade siffrorna. Och det från fyra bokföringspaket och på tre nivåer.

”Vincent Logistics är ett logistik- och transportföretag med enheter i Belgien, Luxemburg, Nederländerna och Slovakien”, inleder Caroline Vergotte. Tillsammans med sin man driver hon Vincent Logistics. ”Vi vill kunna spåra våra företags resultat, men detta är allt annat än enkelt: vi arbetar inte bara med data från fyra olika redovisningspaket, varje land har också sin egen redovisningslagstiftning. Dessutom vill vi enkelt kunna filtrera bort transaktioner mellan företag från data.”

Tills nyligen arbetade Vincent Logistics med Excel för detta ändamål. ”Vår rapportering blev dock allt mer förvirrande och komplicerad, med parametrar som kom från alla håll och extremt känsliga, komplexa formler. Detta höll på att bli ohållbart. Koncerninterna transaktioner måste också extraheras från siffrorna manuellt, vilket inte alltid fungerade. Som sådan fanns det inget fullständigt och korrekt konsoliderat resultat. Det innebar att vi alltid var tvungna att tolka siffrorna noggrant och aldrig kunde lita på dem till 100 %.

Skräddarsydd automatisk kostnadsfördelning

Vincent Logistics letade efter ett verktyg som kunde hjälpa. Det var företagets bank som vid ett visst tillfälle rådde dem att sätta sig ner med BrightAnalytics. ”Då hade jag redan tittat på ett antal möjliga verktyg, men hade ännu inte hittat rätt lösning för vår verksamhet”, säger Caroline. ”Antingen var de för stora och därför för dyra för oss som små och medelstora företag, eller så kunde de inte svara på vår begäran om direkt konsolidering. Efter att ha satt oss ner med BrightAnalytics och sett demon av verktyget hittade vi det vi letade efter. ”

Revisor Christine Bronckart ansluter sig till henne: ”Det som direkt slog oss var att det var en mycket visuell och grafiskt stark lösning. Vi kunde också konfigurera BrightAnalytics efter våra behov. Vi använder tre analysnivåer i våra redovisningar: vi vill kunna analysera data utifrån vår flotta, transportkategorier och bränslen. Vår rapportering behövde vara i linje med vad vi hade gjort i Excel fram till dess, men enklare, snabbare och felfri. BrightAnalytics införlivade så småningom vår P&L från Excel till verktyget, inklusive en anpassad automatisk kostnadsfördelning för kostnader som inte kan allokeras till en rubrik.”

Definiera dina egna ytterligare förhållanden

För IT-projektledaren Christoph Mennicken, som ansvarade för den förberedande analysen och kartläggningen, sticker även BrightAnalytics användarvänlighet ut. ”Verktyget är väldigt intuitivt. Dessutom kan vi klicka oss igenom till minsta detalj. Även ner till den skannade fakturan! Att jämföra budgetsiffror med faktiska prestanda är snabbt och enkelt. Dessutom kan vi utesluta koncerninterna fakturor med ett klick. Kommentarsfunktionen ser till att revisorerna kan förklara slående siffror i månadsrapporteringen för ledningen. Praktiskt!”

Han anser också att det faktum att han – efter en halvdags utbildning hos BrightAnalytics – själv kan definiera och skapa ytterligare nyckeltal som företaget vill övervaka är en viktig tillgång. ”Detta säkerställer att vi korrekt kan övervaka de mest relevanta frågorna för vårt företag. Covid-19, till exempel, har gjort det möjligt för oss att ägna mer uppmärksamhet åt vissa parametrar än vad vi vanligtvis kunde. Det är väldigt lätt att se dem på skärmen, utan att behöva förlita sig på en extern programmerare. Och BrightAnalytics hjälper oss med frågor eller problem. De är snabba på att svara, mycket dynamiska och har alltid hittat en lösning hittills. Det är ett framgångsrikt samarbete!

Caroline Vergottes (CFO) tips till alla som funderar på ett liknande projekt:

”Förbered dig väl om du vill införa ett rapporteringsverktyg: vad vill du få ut av verktyget? Hur får man in informationen från olika bokföringspaket i verktyget? Och hur bygger du upp din rapportering konsekvent och logiskt? Detta tar tid. Arbeta inte snabbt, men grundligt. BrightAnalytics kommer då att kunna anpassa sig snabbt och din lösning kommer att vara igång på nolltid.