Alla rapporteringsproblem som vi hade har lösts genom att koppla ihop vårt bokföringspaket med BrightAnalytics.

Från arbetsintensiv till proaktiv rapportering

För Van Wellen-koncernen – som består av mer än 40 företag – var rapporteringen tills nyligen en svår uppgift. Olika redovisningspaket, brist på automatiska jämförelser och ett sammanhang med transaktioner och konsolideringar mellan företag gjorde det till en tidskrävande och intensiv process för ekonomichefen Tom Bolsens. Men sedan han anslöt sig till BrightAnalytics är detta ett minne blott.

Finansiell rapportering för BrightAnalytics

”Innan BrightAnalytics var jag mer eftersatt än jag kunde vara proaktiv”, börjar Tom. ”Vi har ett bra och användarvänligt bokföringspaket, men det är inte tillräckligt bra för rapportering eftersom vår koncern har mer än 40 företag. Tidigare var jag tvungen att logga in separat för de flesta av dessa företag för att få fram siffror, och jag kunde inte göra automatiska jämförelser mellan år eller företag. I andra fall samarbetade vi med externa finansiella tjänsteleverantörer, som gav mig sina siffror i ofta olika format. Jag skrev in allt företag för företag i Excel och gjorde bearbetningar där. Det säger sig självt att detta var extremt arbetsintensivt och inte alls användarvänligt.”

Det faktum att Van Wellen-koncernen också växte stadigt – företaget är specialiserat på logistikfastigheter i hamnen i Antwerpen och Grobbendonk samt på utveckling av bostäder – gjorde inte saken lättare. ”Nya företag och platser tillkom regelbundet, vilket också krävde rapportering. Med tanke på ytterligare tillväxt ville vår aktieägare också kunna se siffrorna snabbare för att kunna fatta beslut, planera likviditet och planera för framtiden.”

Anslut med nästan alla bokföringsprogram

Ett professionellt rapporteringsverktyg skulle ge Tom en snabb och korrekt inblick i siffrorna, göra jämförelser enkelt, möjliggöra budgetering, men också underlätta spårning av transaktioner mellan företag och konsolideringar. ”Och om jag kunde, ville jag också kunna följa upp kunder och leverantörer”, säger Tom. ”Först funderade vi på att byta ut vårt bokföringspaket, men eftersom det hade optimerats under tiden valde vi ett tillägg för rapportering. Vår bank hade en gång berättat om BrightAnalytics. När jag skulle kontakta dem råkade de ringa mig. Demonstrationen övertygade mig omedelbart och jag kontaktade inga andra leverantörer igen.”

Tre veckor senare kunde Tom se de första rapporterna i BrightAnalytics. ”Att koppla rapportverktyget till vårt bokföringspaket var en barnlek, åtminstone verkade det så för oss (skrattar). Jag vet naturligtvis inte vad som händer bakom kulisserna. Det faktum att BrightAnalytics har mer än 100 anslutningar som gör det möjligt att ansluta till praktiskt taget alla redovisningsprogram var en extra bonus för oss. Jag kan nu se siffrorna för alla våra företag i en enda rapport, inklusive de företag som en extern partner sköter bokföringen för. På så sätt har alla de problem vi hade lösts genom att koppla vårt bokföringspaket till BrightAnalytics.”

Förvaltningsrapportering och matchning mellan företag

Tom är också imponerad av hur enkelt det är att skapa ledningsrapporter och spåra transaktioner mellan företag. ”BrightAnalytics kopplar ihop siffrorna och jag ställer själv in rapporteringen. Jag var förvånad över hur smidigt det gick. Det finns ofta en viss skillnad mellan en demonstration och praktiken, men här uppfylldes löftena effektivt. Det räckte med att finjustera förvaltningsrapporteringen en gång och att koppla kontoplanen för våra 40 företag till rätt konto för förvaltningsrapporteringen.”

”Så sent som förra veckan förvärvade vi ett annat företag. Jag informerade BrightAnalytics, fick koden för intercompany och nästa dag såg jag siffrorna för företaget i plattformen och kunde integrera dem direkt i vår rapportering. Det är också mycket enkelt att göra en jämförelse mellan olika företag, räkenskapsår, starkaste avvikelser, ….. Kort sagt kan jag nu analysera våra siffror mycket bättre och snabbare och reagera proaktivt. Den service jag får är också utmärkt. Om jag frågar något får jag ett svar några timmar senare. Och det är viktigt för mig.”

Tidsbesparing

Han säger att sedan han började arbeta med BrightAnalytics har han vunnit enormt mycket tid, vilket gör att avsluten inte bara blir snabbare utan också av högre kvalitet. ”Tack vare matchningen mellan företag kan jag enkelt se om en transaktion redan har bokförts av alla inblandade företag. Detta visas i en mosaik med plattor för varje företag. Om en kakelplatta är grön är allting okej. Orange eller rött indikerar en bristande överensstämmelse. Detta gör det mycket enkelt att se till att resultatet mellan företagen stämmer överens vid bokslutet.”

I framtiden vill Tom också använda verktyget för verksamhetsrapportering. ”Jag gillar att ta ett steg i taget. När den ordinarie bokföringen är klar börjar vi med budgeteringen av alla företag. Därefter följer konsolidering och eventuellt likviditetsplanering. Det ger mig en trygghet i att verktyget kan göra det och växa med oss.”