Nu är jag säker på att alla deltagare i ett möte har samma siffror framför sig, och använde samma definitioner.

1 företag, 100 anställda, 1 sanning

När ett företag bestämmer sig för att ändra sin strategiska bana får det konsekvenser för dess verksamhet. Detta var också fallet för västflamländska Huyzentruyt Group : sedan 2018 har företaget fokuserat enbart på projektutveckling och inte längre på entreprenad. Ett utmärkt tillfälle, tyckte de, att omedelbart se över hela sitt arbetssätt, och ge grönt ljus för utvecklingen av ett bra ekonomiskt och operativt rapporteringsverktyg.

”Sedan 2018 har vårt uppdrag varit att bygga prisvärda bostäder på vår egen mark, för både investerare och ägare”, inleder finanschefen Willem Declercq entusiastiskt. ”Vi vill göra byggprocessen så enkel som möjligt för våra kunder. Vi vill också erbjuda dem mycket valuta för pengarna. För detta ändamål har vi gjort vårt projektarbete extremt effektivt. Våra kunder väljer till exempel alla materialen till deras nya hem på ett ställe – i vårt helt nya showroom i de gamla fabriksbyggnaderna – och vi bygger alla bostäder i ett givet projekt på en gång, oavsett om de är sålda än eller inte.”

Operational excellence först

Men effektivitet har också varit en högsta prioritet i den fortsatta affärsverksamheten sedan 2018. Inte det minsta när det kommer till rapportering verkar det som. ”Tidigare var det inte bara lite rapportering, utan det gjordes också helt manuellt”, fortsätter Willem. ”med alla tillhörande nackdelar: rapporteringen gjordes sent, så det fanns inte tid att gå igenom siffrorna. Om man såg en felaktig inmatning var det nästan omöjligt att justera det i den aktuella rapporteringen. Dessutom fick vi rapporterna på papper: det var bara möjligt att snabbt filtrera bort viss information med hjälp av den fluorescerande pennan. Dessutom, eftersom varje avdelning använde olika sätt att rapportera, hade var och en sin egen sanning.”

För att uppnå operationell excellens behövde detta förändras. ”Vi började leta efter ett bra rapporteringsverktyg. Det måste vara intuitivt och användarvänligt, med ett snyggt utseende och känsla. Bakom kulisserna kan figurerna vara komplexa, men användaren ska inte märka detta på skärmen. Vi ville också kunna klicka oss vidare till detaljerna. Slutligen, eftersom varje avdelning hade sin egen rapportering – och mjukvara – vid den tiden, kände vi också att det var viktigt att verktyget kunde länka till alla dessa program.”

Översätter komplexitet till användarvänlighet

Huyzentruyt Group kontaktade till en början sex leverantörer, men valde snabbt ett samarbete med BrightAnalytics och VGD, säger ekonomichefen Dimka Buyse. ”Vi föll direkt för BrightAnalytics användarvänlighet och utseende och känsla. Dessutom kunde verktyget inte bara ansluta till våra andra program som Excel och Centric, utan även till saker vi själva utvecklat. Vi upptäckte också att mycket av det vi behövde redan fanns där som standard. Men eftersom vår verksamhet är så specifik och vår lagerredovisning är komplex, kunde vi inte bara dra ut data från redovisningen för realtidsrapportering. Det var därför BrightAnalytics tog sin partner VGD till bordet: de byggde bron mellan finansfolket, som vi, och IT-talangerna hos BrightAnalytics.

I samarbete med Horsum bestämde vi vilka rapporter som behövdes. Följaktligen har VGD hjälpt oss att få nödvändig data från våra system för att bygga dessa rapporter. Genom att göra det utmanade de oss att fördjupa oss lite djupare. Tillsammans har vi översatt komplexiteten i vår verksamhet till användarvänlig rapportering i BrightAnalytics. Inom utsatt tid och inom vår budget. Vi vet att detta inte alltid är självklart när det kommer till mjukvara. En stark tandem!”

En sanning

Samtidigt har inte bara finansiell rapportering implementerats, utan även operativ och en dashboard med nyckeltal. ”Är vi nöjda? Absolut!”, skrattar Dimka. “ Det är inte bara siffror, men de har också blivit genomskinliga. Den tid vi brukade lägga på att göra rapporter har nu rensats för att dyka djupare in i siffrorna. Vi kan analysera i realtid, justera saker som inte stämmer och se resultatet av den justeringen med ett musklick. Eftersom det finns inbyggda kontroller kan vi också vara säkra på att uppgifterna är korrekta.”

Willem tillägger att den begränsade flexibiliteten för slutanvändaren – ledning och anställda – är en viktig ytterligare tillgång för honom. ”Vi ville ha en standardrapporteringsmetod för alla. Om systemet tillåter för stor flexibilitet för slutanvändaren kommer man i längden att få alla möjliga olika rapporteringsmetoder och alla talar sin egen sanning igen. Jag föredrar att lyssna väldigt noga på vad de olika avdelningarna behöver, för att ge dem en rapport som fungerar. På så sätt är jag säker på att alla deltagare i ett möte har samma siffror framför sig och har använt samma definitioner för dem.”

Väntar otåligt på mer

Det borde inte komma som någon överraskning att Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics och VGD för närvarande arbetar hårt med ytterligare rapporter. ”Både ledningen och våra anställda vill bara ha mer och väntar otåligt på ytterligare rapporter. Dimka kan knappt hänga med efterfrågan. Det är därför vi till och med rekryterar en andra controller snart!” Tillsammans med Dimka och Willem kommer de att fokusera på utvecklingen av ett projektrapporteringssystem. ”Vi brukade summera vad vi tjänade per år över alla projekt. Men projektutvecklare vill kunna se siffrorna för varje projekt, och över åren. Det är möjligt nu. Det kommer också att finnas en rapport om kontanthantering, en för budgetering och en annan för projekt som fortfarande är under utveckling. Så vi kommer att vara upptagna ett tag till, skrattar Willem.