I BrightAnalytics kan vi enkelt genomföra strukturella förändringar och lägga till nya dimensioner. Och konsolideringen tar nu nästan ingen tid alls, vilket inte var fallet tidigare.

Snabbare och effektivare beslutsfattande med hjälp av data

Att driva en växande organisation med stora ambitioner baserat på siffror är bara möjligt om du väljer att automatisera och digitalisera dina ekonomiprocesser. Det var precis vad House of Clouds gjorde när CFO Maarten Zwitserloot anslöt sig till teamet. Det här IT-företaget handlar om vad de kallar “digital acceleration”. Kan BrightAnalytics hjälpa dem att uppnå detta också? Läs vidare för att ta reda på det.

“House of Clouds följer en buy-and-build-strategi för att skapa en paneuropeisk organisation med tillräcklig styrka för att betjäna våra kunder på bästa möjliga sätt”, förklarar Maarten. “Vårt mål är inte att bli så stora som möjligt utan att hjälpa våra kunder att accelerera digitalt på ett smart och hållbart sätt, så att de kan stärka sin position inför framtiden. Fram till nyligen hanterade företagen i vår grupp sina finansiella processer på var sitt sätt.” Ekonomifunktionen sågs främst som en stödfunktion snarare än en drivkraft. “När jag började som CFO fick jag möjlighet att göra om allt. Administrativt var mitt mål att automatisera och digitalisera så mycket som möjligt, så att vi kunde hantera vår verksamhet baserat på de data som detta skulle generera. Vårt ekonomiteam är litet, så vi måste organisera oss så effektivt som möjligt för att kunna hantera så mycket som möjligt som ett team.”

Stöd till strategin

Det första steget var att migrera alla redovisningsprocesser till ett enhetligt system. Därefter ville Maarten implementera ett business intelligence-lager ovanpå organisationens administrativa ramverk. Han började snabbt leta efter ett verktyg som kunde stödja detta. Övervägde House of Clouds, som är ett mjukvaruföretag, att bygga lösningen internt? Förvånansvärt nog gjorde de inte det. “Vi vet vad det innebär att utveckla programvara själva, vilket gjorde att vi snabbt kunde fatta rätt beslut som passade våra behov”, förklarar Maarten. “Dessutom vill vi, som en del av vår buy-and-build-strategi, enkelt kunna integrera nya organisationer. Om vi skulle bygga något själva, till exempel i Power BI, skulle det leda till högre underhållskostnader varje gång vi lade till nya företag. Den lösning vi använder nu – BrightAnalytics – gör däremot processen mycket enkel. På så sätt hjälper verktyget oss att få omedelbar kontroll över förvärvade organisationer.”

Enkelt och effektivt

Tack vare implementeringen av BrightAnalytics finns det nu en större enhetlighet i hur House of Clouds-koncernen hanterar ekonomi. Företaget började med finansmodulen, som innehåller rapportering till ledningen och aktieägarna, budgetering, anpassade prognoser och eliminering av koncerninterna poster. “Detta hjälpte oss omedelbart att snabba upp månadsbokslutsprocessen eftersom vi behövde göra mycket mindre manuellt arbete. Tidigare knöt vi ihop allt i Excel. Det tog inte bara längre tid, utan resulterade också i bristande konsekvens, högre risk för fel och mindre flexibilitet. Om något ändrades var vi tvungna att pilla med Excel-filerna. I BrightAnalytics kan vi göra strukturella ändringar och lägga till nya dimensioner ganska enkelt, medan konsolideringar nästan inte tar någon tid alls. Det är en stor förbättring jämfört med hur det var tidigare.”

Kort efter implementeringen av den finansiella modulen började Maarten också använda den operativa modulen, som inkluderar faktureringsappen. “Framför allt den här appen ger oss insikt i faktureringen. Som tjänsteföretag är det viktigt för oss att kunna spåra hur medarbetarna utnyttjar sin tid. Var tillbringar våra kollegor sin tid? Hur utvecklas kundernas utnyttjande och priser? Nyligen implementerade vi också controlling-appen. En av BrightAnalytics styrkor är deras förmåga att agera snabbt. När vi meddelade att vi ville aktivera den hade de den igång på nolltid.”

Snabb och flexibel

BrightAnalytics förmåga att reagera snabbt och arbeta nära sina kunder var en avgörande faktor för Maarten. “Från de inledande diskussionerna till implementeringen hade vi en utmärkt och direkt kommunikation. BrightAnalytics-teamet svarar snabbt, är öppna för feedback och föreslår till och med ytterligare möjligheter för vår verksamhet. De anpassade till exempel faktureringsappen för att göra den ännu mer effektiv för oss. Plattformen är dessutom mycket användarvänlig. Vi kan själva göra justeringar för att passa vårt företags behov. Vi är mycket nöjda – så nöjda att jag redan har tipsat flera CFO-kollegor från andra företag om BrightAnalytics.”