En lösning skapad av människor som tänker som en finansmedarbetare

-Frank Jacobs, Ekonomichef
"En instrumentpanel som ger uppdaterade data och realtidsinsikter på ett ögonblick, vilket gör att jag kan svara snabbare."
- Frank Jacobs, Ekonomichef

Moduler i bruk

Data konfigurerad för en finansiell

Har du någonsin beställt ett paket online? Då är chansen stor att HC Group tar hand om bearbetningen bakom kulisserna. Detta mjukvaru-och-logistikföretag-i-ett är specialiserat på e-handel och plockar och skickar varje dag leveranser från de lager de har hos HC Group för sina kunders räkning. Bakom kulisserna håller ett sofistikerat IT-system allt på rätt spår, medan BrightAnalytics tillhandahåller de finansiella rapporterna.

Begränsningarna för manuell rapportering

”Även om våra sex privata aktiebolag alla arbetar med redovisningspaketet Exact Online, var det tills nyligen ganska svårt att få en samlad överblick över hela företaget”, inleder Frank Jacobs, finanschef på HC Group. ”Men jag tycker att det är väldigt viktigt. Jag vill ha en god överblick samt insikt i vad som händer inom ekonomiområdet. Genom att göra detta kan vi hantera företaget ekonomiskt och veta vad de månatliga intäkterna är, hur lagerrörelser påverkar vårt rörelsekapital osv. Fram till för några månader sedan använde vi en egenbyggd rapport i Excel. Men det uppdaterades bara en gång i månaden. Under månaden kände vi oss ganska blinda. Det var därför jag började leta efter ett parti som kunde hjälpa oss att tackla det här mer effektivt.”

BrightAnalytics vet vad som driver ekonomi

Frank listade kraven för lösningen och bad sedan tre leverantörer om en onlinedemo. ”På BrightAnalytics hittade jag precis vad jag letade efter. Jag ville ha en tydlig P&L som såg likadan ut för alla företag. Jag ville kunna hantera mitt rörelsekapital från balansräkningen, och se mina kassaflöden. Vi är ett snabbt växande företag och under sådana omständigheter är kontanthantering alltid en utmaning. Mängden utestående fakturor ökar hela tiden; vi måste fortsätta att investera i människor och lager. När jag såg hur BrightAnalytics såg på finansiell rapportering kände jag mig omedelbart dragen till det. Det beror på att jag har att göra med människor som kan branschen. De vet vad som driver ekonomin. De slog inte bara ihop all data och gjorde något av det. Nej, de konfigurerade data för att få ut det du vill se som finansiellt, på ett mycket intuitivt sätt.”

Ett BI-verktyg var inget alternativ

Har inte HC Group funderat på att göra en egen lösning eller arbeta med ett business intelligence-verktyg, eftersom de trots allt är en IT-spelare? ”Nej, det skulle ha blivit en lång och dyr process, med många chanser för misstag och svårigheter”, säger Frank. ”Medan BrightAnalytics är en slags plug-and-play-lösning som omedelbart gör alla rätta anslutningar. Tiden och resurserna vi skulle lägga på en egenutvecklad lösning kunde omöjligen matcha det.”

Finansiella insikter i realtid på ett ögonblick

Eftersom Frank är van att följa upp vissa ärenden på sitt eget specifika sätt, blev det viss anpassning inblandad i samarbetet. ”Jag bad till exempel att också få lämna en rapport om kunder och leverantörer och gav några exempel på vad jag ville att den skulle bestå av. BrightAnalytics har byggt in detta i systemet precis som det är, och den uppdateras dagligen. Jag tror att det är ytterligare en fördel: efter att vi uppdaterat vår administration i Exact Online under dagen, säkerställer en nattlig uppdatering att all data också uppdateras i BrightAnalytics. Varje morgon klickar jag på mitt verktyg, och det öppnar upp med en instrumentpanel som ger uppdaterade data och realtidsinsikter på ett ögonblick, vilket gör att jag kan röra mig snabbare. Dessutom har jag möjlighet att göra den uppdateringen själv, till exempel om jag har gjort många justeringar under dagen. På så sätt vet jag direkt vad konsekvenserna blir av det jag bokade den dagen. Jag tycker att det är en väldigt fin funktion. Och om jag har gjort en post i ett huvudbokskonto som BrightAnalytics ännu inte känner till kommer jag att få ett meddelande så att jag kan ta en titt på det.”

Verksamhetsrapportering som en framtidsvision

I framtiden överväger Frank även att använda BrightAnalytics för verksamhetsrapportering. ”Vi driver mycket av vår operativa verksamhet i ett e-lager som vi själva utvecklat. Detta innehåller förstås också mycket data. Jag funderar redan på vilken data jag vill förbereda för BrightAnalytics för att kunna generera rapporterar om det, till exempel en rapport om leveranser, lagerrörelser, returhantering etc. Vi kanske kan ta fram sådana rapporter själva, men enligt min erfarenhet är BrightAnalytics mycket professionella på att göra det. Vi skulle då kunna ge vår operativa personal tillgång till den, med specifika åtkomsträttigheter för varje person. När länken har gjorts kommer de att ha dagliga uppdateringar på rapporterna. I princip så behöver du inte oroa dig för det längre.”

För närvarande ligger dock fokus på finansiell rapportering. Det är en mycket intuitiv plattform där Frank gradvis upptäcker olika funktioner. ”Det finns många funktioner i det. Men om jag har en fråga behöver jag bara ringa och mitt problem är ofta löst fem minuter senare. Jag kan alltid nå någon med rätt kunnande som kan hjälpa till direkt. Topp service!

logo flower

Fördelarna med BrightAnalytics enligt HC Group:

  • Fint och tydligt rapporteringsverktyg
  • Mycket intuitivt, eftersom skaparna tänker som en ekonomimedarbetare
  • Snabb konsolidering
  • Tidssparande

Undrar du vad BrightAnalytics kan betyda för dig?