När det kommer till mjukvara är det ofta stora löften men lite leverans. På BrightAnalytics var det dock allt annat än fallet.

Programvara som lever upp till förväntningarna

Många företag använder Excel för sin finansiella rapportering. Men efter ett tag upptäcker de att rapportering på detta sätt inte är tillräckligt flexibelt och alldeles för arbetskrävande. Det var också fallet för Euroglas DL-gruppen i Bornem: de har arbetat med BrightAnalytics sedan början av 2020. ”En investering som redan mer än betalat för sig”, säger finanschef Stefan Inslegers.

”När jag gick med i Euroglas DL-gruppen i oktober 2019 skedde rapporteringen helt via Excel”, börjar Stefan. ”Formmässigt uppfyllde det våra krav. Men rapporteringsprocessen var mycket arbetskrävande: mycket manuellt arbete var inblandat. Dessutom var det svårt att ändra formatet på rapporteringen eller att se på siffrorna på ett annat sätt. Det var därför vi gick på jakt efter ett professionellt verktyg.

Han undersökte marknaden och hittade snart BrightAnalytics. ”I ett tidigare jobb inom tryckeriet hade jag redan bekantat mig med verktyget och hade bara positiva erfarenheter av det. Så jag tänkte inte särskilt länge innan jag valde BrightAnalytics: jag kände till det och hade förtroende för det. Faktum att investeringsfonden vi är en del av också var ett fan var en extra bonus. De har flera innehav som samarbetar med BrightAnalytics. För dem är det självklart också bra om dessa alla använder samma rapporteringsverktyg.”

Driftsatt i en och en halv månad

De anställda på Euroglas DL som skulle behöva använda det nya verktyget var till en början något skeptiska till idén. – Förändring är förstås aldrig lätt, säger Stefan. ”Dessutom, när det kommer till mjukvara är det ofta stora löften men inte leverans. Hos BrightAnalytics var det dock allt annat än fallet. Utförandet ligger väldigt nära lösningen då de sålde den till oss. Faktum är att implementeringen gick mycket smidigare än jag hade förväntat mig. Allt vi behövde göra var att göra kopplingen mellan de allmänna redovisningarna i redovisningen och rapporteringslinjerna i BrightAnalytics.

Dessutom har formatet på vår tidigare rapportering antagits för 95 %. Jag hade räknat med en process på flera månader, men efter bara en och en halv månad hade vi vår första rapport. Våra medarbetare var därför snabbt entusiastiska.”

Idag arbetar förutom Stefan, vd, två redovisningsanställda och de tre fabrikscheferna med BrightAnalytics. Alla har tillgång till samma data, även om den för anläggningschefer är begränsad till den egna webbplatsen. ”För dem och för oss är detta ett stort steg framåt. Förut, i Excel, fick de en statisk, visuell sida som de inte kunde manipulera. Idag, när vi sitter ner tillsammans för vår månatliga konsultation, kan vi dyka in i detaljerna i siffrorna tillsammans: ner till fakturanivå eller ner till detaljerna i en post. Dessutom kan vi utifrån analysen av rapporteringen också härleda vilka kostnadsaspekter vi bör analysera mer i detalj.”

Investeringen återbetalas på nolltid

Enligt Stefan kommer investeringen i paketet att betala sig ganska snabbt. ”Å ena sidan för att du ersätter din manuella inmatning i ett icke-automatiserat ark med automatisk, professionell rapportering, och å andra sidan för att du bättre kan analysera vissa kostnader, härleda åtgärdspunkter från dem och i slutändan realisera besparingar.

Det faktum att vi enklare kan slå upp data i BrightAnalytics än vad vi kan i vårt bokföringspaket Navision – som egentligen är ett ERP-paket – ger ytterligare användarvänlighet.” löpande finansiell rapportering på bolags- och koncernnivå för att ytterligare öka koncernens effektivitet. Nästa steg blir att automatiskt konsolidera siffrorna då han idag fortfarande filtrerar bort koncerninterna transaktioner manuellt. Med andra ord: otvivelaktigt ”fortsättning”.

Stefans tips till alla som funderar på ett liknande projekt:

”Det hjälper om du redan har modellrapportering på plats innan du implementerar BrightAnalytics. På så sätt kan du perfekt förutse hur din nya rapportering ska se ut och vad du vill kunna rapportera.”