Den tid vi brukade lägga på att ta fram siffrorna går nu till analys och kontroll.

Alla relevanta siffror på ett ögonblick

Ibland letar företag inte så mycket efter ett finansiellt rapporteringsverktyg när de kommer till BrightAnalytics, utan efter ett mer effektivt förhållningssätt till sin verksamhetsrapportering. Det är också Västflanderns specialist på griskött Belgian Pork Group (Westvlees). Och ändå gick företaget så småningom med oss för – ni gissade rätt – deras redovisningsrapportering.

”De senaste åren har Belgian Pork Group vuxit kraftigt, bland annat tack vare ett antal förvärv”, inleder Tine Forret, ansvarig för redovisnings- och skattefrågor. ”Vi var redan vid den punkt där alla våra företag arbetade med samma redovisningspaket, men För verksamhetsrapportering använde vi fortfarande Excel. Det tog oss därför lång tid att förbereda siffror. Om en siffra måste justeras skulle det dessutom få stora konsekvenser. Så vi började leta efter ett verktyg där vi kunde se både den övergripande rapporteringen och de små detaljerna.”

Levereras redo att användas

Belgian Pork Group ville inte bara kunna jämföra budgetering med de faktiska siffrorna, utan också hantera sina så kallade ”interna veckokonton”. Controller Joeri Vandewaetere förklarar: ” Eftersom grispriset fluktuerar från vecka till vecka vill vi övervaka våra resultat varje vecka. Det är därför vi fakturerar vår försäljning varje vecka och gör en avsättning för våra inköp baserat på de fakturor vi kommer att få. . Vi lägger ihop de olika veckokontona till ett månadskonto som vi jämför med bokslutet. Tills nyligen gjordes det i Excel.”

Så småningom visade CFO för Belgian Pork Group Tine och Joeri vägen till BrightAnalytics. Han hade blivit introducerad till programvaran för managementrapportering vid ett evenemang och blev omedelbart entusiastisk. ”När BrightAnalytics kom för att presentera sig för oss inte långt efter upptäckte vi att deras lösning var mycket mer redovisningsorienterad än vi först trodde”, fortsätter Tine. ”Vid närmare granskning visade det sig att vi kunde använda programvaran av just den anledningen. Dessutom kunde vår veckorapportering återges i den på ett skräddarsytt sätt, vilket skulle underlätta arbetet mycket för oss då detta var alldeles för komplext i Excel. ”

Inte långt senare kunde Belgian Pork Group börja jobba. ”BrightAnalytics-folket besökte oss en gång för att bekanta sig, en andra gång för att diskutera exakt vad vi ville ha, och ungefär en månad senare levererades lösningen färdig att användas. Det innebar att den finansiella plattformen var operativ från dag ett”, säger Joeri. ”Och det är helt anpassat efter våra behov, både vad gäller struktur och visuell aspekt. Vi kan nu se de totala siffrorna samt de per företag, per kostnadstyp eller per avdelning. Även ner till fakturanivå. Vår veckorapportering är förskriven av systemet och visar oss allt vi vill se på ett ögonblick.”

Mer tid för övervakning och analys

Det säger sig självt att detta är en enorm tidsbesparing. ”Den tid vi tidigare lade ner på att ta fram siffrorna använder vi nu för att effektivt kontrollera den analytiska bokföringen”, säger Tine. ”Dessutom kan de olika ansvariga nu själva klicka sig fram till detaljerna, vilket inte bara gör det möjligt för dem att bättre förbereda sig inför möten utan också göra sina egna analyser. Vi tycker också att graferna och instrumentpanelerna är användbara. I framtiden skulle vi vilja anpassa det för användaren. För att en VD och en CFO självklart vill se olika data. Lyckligtvis tar folket på BrightAnalytics upp våra frågor direkt: vi får svar samma dag, och ofta till och med en lösning redan.”

Även om verktyget har implementerats på Belgian Pork Group sedan början av 2020, indikerar företaget själva att de fortfarande rullar ut BrightAnalytics ytterligare inom företaget. ”Förutom vår vd och CFO använder även redovisning och controlling plattformen”, säger Tine. ”Sedan nyligen har även produktionscheferna tillgång. De frågar redan efter att få se underhållskostnaderna också. Dessutom upptäcker vi fortfarande nya rapporteringsmöjligheter varje dag. Så vi har verkligen inte använt hela verktygets potential ännu, och vill få ut ännu mer av det i framtiden än vad vi redan gör.”

Tipset från Belgian Pork Group för alla som funderar på ett liknande projekt:

”Bra förberedelser är nyckeln: tänk i förväg på vilken rapport som skulle göra ditt arbete enklare och effektivare. Och kartlägg redan vilken information BrightAnalytics behöver för att inse detta. Detta kommer att göra den efterföljande implementeringen desto smidigare.”