Med några få klick omvandlas vårt ekonomiska resultat till en driftsfastighetsrapport.

Projekt-, fastighets- och ekonomisk rapportering i ett

Rapportering på årsbasis: för utvecklaren och investeraren Alides räcker det inte. Utöver årssiffror vill man även kunna följa resultatet per projekt och per byggnad. Tills nyligen nöjde de sig med sina två bokföringspaket och en handfull Excel-ark. Men i takt med att företaget började växa kraftigt blev efterfrågan på en effektiv rapporteringslösning större än någonsin.

”Att få klarhet i siffrorna. Det var vårt största behov när vi letade efter ett finansiellt rapporteringsverktyg”, inleder Thomas De Moor, ekonomiansvarig. ”Eftersom vi är både investerare och utvecklare arbetar vi med två redovisningspaket, som utvecklas i olika hastighet. Dessutom består Alides av ett 25-tal företag. Fram till nyligen använde vi främst Excel för rapportering. Information från de två redovisningspaketen följdes upp i separata blad. Det fanns knappast en helhetsbild, förutom en stor konsolideringsövning per år. Detta måste ändras: vi ville ha siffrorna tillgängliga snabbt. På inrådan av vår IT-leverantör kontaktade vi BrightAnalytics, och efter en demo av verktyget beslutade vi omedelbart att gå med det.”

Driftfastighetsrapportering

Idag tar BrightAnalytics inte bara fram en ekonomisk rapport med årsresultat per företag, utan även en fastighetsrapport per byggnad och en projektrapport. ”Det senare hjälper oss att spåra budgeten för nya utvecklingar”, fortsätter Thomas. ”Ett utvecklingsprojekt involverar ofta flera företag och ledtiden brukar vara flera år. Alides har vuxit enormt den senaste tiden och vi fortsätter att växa. Därför har en bra och effektiv projektuppföljning blivit avgörande. BrightAnalytics ger oss inblick i resultat och budgetar per år, men också i projektbudgetar, för vilka vi släpper tanken om tid lite. Med några få klick omvandlas våra ekonomiska resultat till driftsfastighetsrapportering.”

Tidsvinst per kvartal

Det största mervärdet med BrightAnalytics, enligt Thomas och hans kollega Liselot Van Campe (även ekonomiansvarig), är att all denna information är tillgänglig på en enda plattform. ” Vi kan se och övervaka alla utvecklingsbolag såväl som alla verksamhetsbolag på ett ställe ” , förklarar Liselot. ”Och vi kan göra det på en mer detaljerad nivå än tidigare. Som ett resultat lägger vi mycket mindre tid på att ta fram siffror, och vi har mycket mer tid att analysera dem. Per kvartal sparas flera dagars tid i arbete, för att inte tala om den mycket lägre risken för fel. Idag rinner informationen ut ur systemet. Så fort bokningen är gjord ser du den i rapporteringen. Förut fick vi vänta upp till tio minuter innan projektrapporten sammanställdes, medan den nu är på skärmen på en bråkdel av en sekund.”

Ansluter till valfritt bokföringspaket

Med företagets tillväxt lägger Alides regelbundet till nya företag, medan andra försvinner. Hur stämmer detta överens med BrightAnalytics? ”Vid en sådan tidpunkt behövs ett kort ingripande från BrightAnalytics”, säger Thomas. ”Det har dock alltid gått väldigt smidigt. Den stora fördelen är att de kan länka till många system väldigt snabbt. Vi jobbar till exempel med den molnbaserade Business Central å ena sidan och med Netika å den andra, som gör det. inte köras i molnet. Två helt olika paket, och ändå lyckas BrightAnalytics fånga all information i en enda bild.”

Även för IT-analfabeter

Dessutom, eftersom ett fast mönster används för rapportering, finns det enhetlighet i hur företaget hanterar siffror. ”Som ekonomichef ger specifika åtkomsträttigheter dig kontroll över vem som får se vilka siffror. Dessutom kan dessa användare konsultera, men inte ändra. Flexibiliteten i Excel att själv ändra fält eller formler finns inte, och det är en fördel. IT-analfabeter kan snabbt komma igång med verktyget också”, säger Liselot.

Stark kundservice

Under tiden upptäcker företaget successivt alla möjliga andra rapporteringsmöjligheter. ”Vi hade mycket kartlagt på förhand, men nu när vi jobbar i det nya paketet upptäcker vi vad mer som är möjligt. Vår ledning och styrelse efterfrågar alltmer siffror och de vill ha dem snabbare. Om vi inte vet omedelbart hur man ska tackla något så kommer BrightAnalytics att sitta vid ritbordet och föreslå hur vi kan lösa det. Det är bra: de tänker med oss, säger Thomas.

Thomas och Liselot tycker att samarbetet går bra. ” De är väldigt snabba på att svara och vi kan alltid nå någon. Om vår kontaktperson inte kan hjälpa oss får vi veta att de kommer tillbaka till oss – och de gör det effektivt. Det är inte en situation där man tar ett nummer och sedan bara får vänta och se, vilket är vanligt inom IT. De vet vad de vill, vad de kan, kommunicerar väldigt öppet om det och är alltid villiga att tänka med. Det är en verklig styrka. Och det är inte så att deras konto börjar köras varje gång jag lyfter telefonen. Det är inte tal om en timräkning. Tack och lov för det.”