10 tips för att digitalisera din ekonomiavdelning

Genom det här diagrammet vill vi ge dig en översikt över de byggstenar som hjälper din finansavdelning att digitalisera ytterligare.

1. Redovisningsprogram

Den grundläggande basen för en ekonomiavdelning är ett högpresterande redovisningspaket. Analytisk fördelning på kostnadsställen och kostenheter har blivit en standardfunktionalitet. Vad som också är viktigt är möjligheten att integrera ditt redovisningsprogram med andra verktyg. De som har ett ekonomisystem i molnet åtnjuter automatiska uppdateringar utan stilleståndstid. En ytterligare fördel är de kostnadseffektiva & out-of-the-box tillförlitliga integrationsmöjligheterna via API.

2. Bankintegration

Daglig läsning av kontoutdrag och automatiska avprickningar. De strukturerade meddelandena ger en fin tidsbesparing i den dagliga bokföringen.

Betalningar som genereras via en integration från ditt bokföringspaket, säkerställer att inköpsfakturor omedelbart balanseras i dina konton.

3. Optisk teckenigenkänning

OCR-teknik används på inköpsfakturor för att automatisera en stor del av den manuella datainmatningen. Informationen förs sedan in i ekonomiprogrammet. Smarta system använder till och med maskininlärning för att föreslå en korrekt bokning. Ha Pareto-principen i åtanke och när du rullar ut detta, leta först efter de 20 % av leverantörerna som tillhandahåller den största volymen fakturor.

4. E-faktura

E-fakturor (EDI-fakturor) innehåller alla uppgifter i strukturerad information så OCR är inte nödvändigt. Uppgifterna vidarebefordras omedelbart för bokning till arbetsflödet eller ERP- eller redovisningssystemet. Dessutom är många ytterligare automatiska kontroller möjliga. När du väljer verktyg ska du titta på vilka förkonfigurerade länkar som finns och vilka leverantörer som kan aktiveras enkelt, snabbt, felfritt och med minimal kostnad.

Att skicka fakturor digitalt är lika med ett mer kostnadseffektivt tillvägagångssätt.

5. Hantering av personalens utgifter

Med mobila verktyg kan dina anställda till exempel ta bilder av sina resor och utgifter. Deras chefer kan sedan snabbt och enkelt deklarera dessa. Tack vare dessa verktyg är utbetalning av utgifter inte längre en manuell uppgift på din ekonomiavdelning.

6. Arbetsflöde

Arbetsflöde för inköpsfakturor eller beställningsformulär, säkerställer att rätt information automatiskt når rätt person inom företaget för godkännande. Vid mottagandet av varorna är kostnaden redan synlig i redovisningssystemet. Om den mottagna fakturan stämmer överens med beställningsblanketten förs den automatiskt in i bokföringen. Ekonomiteamet ingriper inte i hela denna process.

7. Automatiserad skuldjakt och riskanalys

Uppföljning av förfallna fakturor kräver ofta mänskligt ingripande. Automatiskt genererade betalningspåminnelser i kombination med en betalningsriskbedömning kan dock hjälpa dig att skilja vetet från agnarna.

8. Konsolidering

Många konsolideringsposter kan genereras automatiskt. Till exempel bokföring av de första konsolideringsdifferenserna (goodwill eller badwill), eliminering av koncerninterna kostnader och intäkter, fordringar och skulder …

Dessutom kan systemet hjälpa dig med avstämning av eget kapital, övervakning av tredjepartsräntor, beräkning av uppskjuten skatt osv.

9. 360°-rapportering

Som nästa generations ekonomichef är ditt huvudfokus på analys och att få insikter som hjälper dig att förbättra företagets resultat. Om vi får dessa insikter inte bara utifrån bokföringsinformation, utan även integrerar exempelvis ERP-data, får vi en 360°-vy där all företagsinfo och KPI:er är centraliserade. Genom att centralisera talar hela ledningen samma språk. Denna rapporteringsplattform med ”en enda version av sanningen” genererar fasta rapporter och instrumentpaneler som är tillgängliga för alla intressenter i molnet.

10. Prognoser och affärsplanering

Planering är mer än att sätta ihop ett kalkylblad. Skapa affärsscenarier baserat på dina finansiella och operativa data och se kassapåverkan av varje fall.